Microsoft TEAMS puede resultar genial. Un lugar donde concentrar todas las necesidades de comunicación, colaboración, y coordinación de una empresa moderna.
Pero una mala (o inexistente, que es más habitual) política de creación y uso de EQUIPOS y CANALES puede ocasionar que la información acabe duplicada, perdida, y que los usuarios acaben confundidos y muy desencantados.
Aunque esto da para escribir un libro (de hecho, recomiendo el libro 📚 «Adopt&Embrace TEAMS», disponible en Amazon) algunos mínimos que recomendamos en Scooltic a nuestros clientes son:
(Nota: En esta entrada usaremos TEAMS para referirnos a la aplicación, y EQUIPOS para referirnos a cada uno de los EQUIPOS que creamos dentro de la aplicación; la verdad que Microsoft aquí ha generado una nomenclatura confusa 😱).
1. Restricciones a la creación
Una de las primeras decisiones es determinar quién puede crear EQUIPOS en tu organización. Antes de crear un EQUIPO es necesario reflexionar sobré qué problema resuelve, quién participa, cómo se gestionará…. Comparto una guía, extraída del libro anteriormente citado.
En Microsoft 365 tienes disponibles las siguientes opciones:
-Permitir a todos tus empleados crear un EQUIPO
-Permitir crear EQUIPOS sólo a un grupo específico de empleados
-Proporcionar un proceso controlado de creación de EQUIPOS, desarrollando una solución de provisión.
2. Política de nombres
Podemos tener EQUIPOS donde los integrantes son todos compañeros de la empresa, o equipos donde tenemos invitados (clientes, proveedores) para colaborar con ellos. Evidentemente, el tipo -y estilo- de información que compartiremos puede diferir notablemente.
Recomendamos, en los equipos donde hay invitados externos, identificarlos como (EXT) NOMBREEQUIPO para que sea sencillo identificarlos.
3. Visibilidad
Microsoft Teams ofrece diferentes opciones de visibilidad al crear un EQUIPO.
-Privado: Sólo los propietarios pueden añadir a nuevos miembros.
-Público: Cualquier empleado puede localizar e incorporarse al EQUIPO, y el contenido compartido es potencialmente visible para toda la organización.
-Toda la organización: Todos los empleados son automáticamente agregados al EQUIPO. Idóneo para compartir información corporativa.
4. Acceso de invitados
Una de las principales ventajas de TEAMS es la facilidad de permitir a usuarios de otras organizaciones (independientemente de que trabajen con Microsoft, Google o cualquier otro servicio de correo) a nuestros EQUIPOS.
Para gestionar la incorporación de invitados, existen varias opciones disponibles desde el panel de administración de Teams:
-Permitir siempre: Se puede invitar a externos desde cualquier EQUIPO.
-Permitir sólo a algunos EQUIPOS: Restringir esta posibilidad a determinados EQUIPOS.
-Inhabilitar: Ningún EQUIPO podrá invitar a externos.
👀 Una política muy restrictiva, puede conducir (y lo hace) a que los empleados utilicen otras herramientas de uso doméstico, sin control y seguridad (es lo que se conoce como «shadow IT»)
5. Archivado o eliminación
Pasado un cierto tiempo, existirán EQUIPOS inactivos. Existe la opción de definir un plazo de expiración. Los propietarios del EQUIPO recibirán una notificación por email 30 días, 15 días, y el día anterior, para que decidan si mantienen o eliminan el EQUIPO.
❗️ Los equipos con actividad no reciben notificación de renovar o borrarlo.
❗️ Una vez borrado el equipo, permanece en una papelera de reciclaje para poder restaurarlo, únicamente durante 30 días; tras este período, se elimina definitivamente
Esperamos que esta entrada os ayude a organizar mejor vuestro TEAMS, para un máximo aprovechamiento.
Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic. Ingeniero de teleco y MBA, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información o que te ayudemos con tu proyecto de adopción de Microsoft 365, contacta con nosotros,
