Microsoft TEAMS: Una herramienta para gobernarlas a todas
No sabía si titular esta entrada así, o bien «TEAMS: (Mucho) más allá de las videoconferencias»
La cuestión es que constantemente verifico con muchos clientes que usan TEAMS básicamente cómo herramienta para sus videoconferencias 🤦♂️. Mientras siguen utilizando, otras aplicaciones de Microsoft (Onedrive, Sharepoint, Calendar) «como hemos hecho siempre»
Si este es tu caso….estás desaprovechando enormemente el potencial de TEAMS para concentrar todas las necesidades de comunicación, colaboración y cooperación de tus equipos de trabajo .
Microsoft TEAMS debe entenderse como una aplicación que sirve de concentrador («hub«) de otras aplicaciones, para evitar tener que ir saltando de una aplicación a otra como si tuviéramos el síndrome del mono loco 🐒.
Desde Microsoft TEAMS puedes gestionar casi todo lo que necesitas para cooperar, colaborar y comunicar en tu día a día con tus compañeros (y/o clientes y proveedores), reservando el correo electrónico para un uso más institucional o de comunicación más formal. Por defecto, en TEAMS dispones en una sola ventana:
☑️ CHAT: Que permite mensajería instantánea y videoconferencias con miembros de tu organización o invitados externos. Por cierto, desde que apareció esto, el uso del Whatsapp en la empresa debería desaparecer. El CHAT lo mejora y dota de un entorno seguro y privado para un uso corporativo.
☑️ ARCHIVOS: Permite acceder a tus archivos en Onedrive sin salir de la aplicación. Y desde la misma ventana, editar tus documentos, hojas de cálculo o presentaciones. Además, permite enlazar otras aplicaciones de almacenamiento en la nube, como Google Drive o Dropbox. Todo accesible desde TEAMS.
☑️ CALENDARIO: Permite revisar rápidamente los eventos de tu calendario, y programar nuevos eventos grupales que incorporan un enlace a una sala de videoconferencia, sin que el invitado tenga que instalar nada ni disponer de ningún código. Fácil y rápido.
☑️ EQUIPOS: La joya de la corona. Aunque el nombre es un poco confuso (en inglés puedes crear «Teams» dentro de TEAMS ) un EQUIPO crea un espacio de trabajo compartido que consta de una biblioteca de documentos compartida por todo el equipo (albergada en un Sharepoint asociado a este equipo) y canales de mensajería instantánea con todos los miembros del equipo. Además, puede completarse dando acceso a otras aplicaciones de gestión. Crear un EQUIPO para un proyecto determinado, o un departamento, es una solución estupenda para maximizar la colaboración y comunicación.
Y esto es sólo la configuración por defecto. ¡Puedes integrar en tu TEAMS prácticamente cientos de aplicaciones , tanto diseñadas por Microsoft como aplicaciones de terceros (ERPs, CRMs, gestores de proyectos, firma electrónica, y un muy largo etcétera)
Aquí tienes algunos ejemplos. Suena bien, ¿verdad?
Y si tienes talento interno para crear aplicaciones, puedes hasta integrar tus propias aplicaciones, que puedes desarrollar con herramienta «no-code» disponibles en Microsoft Power Platform.
Resumiendo, TEAMS está llamado a ser el centro de tus equipos de trabajo.
Si quieres mejorar la adopción de TEAMS en tu organización, te recomendamos que te documentes y planifiques bien el cambio (este libro es una buena lectura veraniega -no llevamos comisión 😜-), o que contactes con nosotros. TEAMS es genial, siempre que el despliegue y la adopción se haga de una forma organizada. Si -como suele suceder- se abandona al usuario a su suerte, en pocos meses el caos organizativo que se genera suele finalizar con el abandono de esta excelente herramienta….y la vuelta a modos de trabajo en silos, más ineficientes
Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic. Ingeniero de teleco y MBA, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información o que te ayudemos con tu proyecto de adopción de Microsoft 365, contacta con nosotros. ¡Acompañado vuelas mejor!
