Google Workspace. ¿Cómo colaborar con personas que trabajan con otras herramientas?

Algunas empresas descartan el uso de Google Workspace como su servicio principal de comunicación y colaboración creyendo que no es factible colaborar con clientes y proveedores que no sean usuarios de Google.

Es cierto que la interoperabilidad aún no es total. Pero también lo es que, trabajando con Google Workspace existen múltiples posibilidades (que mejoran continuamente) para colaborar con cualquier usuario, tenga o no cuenta Google Workspace o gmail.com.

✅ Agendar y participar en videollamadas

Desde Google Calendar, puedes programar eventos y videollamadas e invitar a personas que tengan cualquier cuenta de correo electrónico.

Cuando tengan que acceder a Google Meet desde su ordenador o portátil, cualquier podrá hacerlo sin necesidad de instalar nada, simplemente usando su navegador habitual.

✅ Trabajar con archivos de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint)

Con Google Workspace, puedes visualizar y editar archivos de Microsoft, aunque no tengas las aplicaciones Word, Excel, PowerPoint instaladas. Esto suele suponer un importante ahorro en las empresas, que pueden acceder a todos los documentos, hojas de cálculo y presentaciones que hayan generado previamente en formatos Microsoft.

⚠️Como excepción, desde Drive no se pueden editar bases de datos en Microsoft Access 

✅ Convertir documentos de Google en formatos de Microsoft, LibreOffice, o PDF.

En cualquier momento puedes enviar una copia de tos Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, convirtiéndolas al formato equivalente de Office.

O, si lo prefieres, podrás convertirlos en PDF.

✅ Dar acceso a documentos de Google Drive

Puedes compartir archivos o carpetas de Drive con cualquier persona, tanto si tiene una cuenta de Google como si no (siempre que configures la opción de «visitantes» en admin.google.com). Los usuarios que no tengan una cuenta de Google recibirán una invitación por correo electrónico (con un PIN) para colaborar en el archivo o la carpeta compartidos. Una vez que los usuarios inicien sesión con el PIN, podrán ver, comentar, sugerir cambios y editar archivos y carpetas directamente.

✅ Compartir archivos sin limitaciones de tamaño

No siempre es posible enviar por correo electrónico archivos de tamaño considerable. En vez de enviar un archivo de gran tamaño por correo electrónico, compártelo en Drive. Cuando el destinatario haga clic en el enlace del mensaje, podrá abrirlo en la Web, aunque no utilice Google Workspace o no tenga una cuenta de Google.

Si además tienen cuenta de Google, cuando compartas archivos sensibles, puedes impedir que se descarguen, se impriman o se copien, así como fijar una fecha de vencimiento de los archivos para que los colaboradores y las agencias externas no puedan acceder a ellos una vez que se haya finalizado un proyecto.

✅ Utilizar mensajería instantánea como alternativa a WhatsApp

Cada vez es más común utilizar sistemas de mensajería instantánea (WhatsApp, Telegram, Slack) para comunicar de modo más rápido e informal.

Google está evolucionando Google Chat, que permite crear Chats individuales o Espacios con varios usuarios (para centralizar la información de un proyecto o un departamento).

⚠️ De momento, sólo es posible utilizar la mensajería instantánea con cuentas Google Workspace o con cualquier cuenta gmail.com (la más extendida en el mundo). Esperamos que en próximos meses también pueda incorporarse a «visitantes» (externos) con cualquier cuenta a Google Chat, para seguir compitiendo con Microsoft Teams y Slack, que ya lo permiten (con algunas limitaciones).

¿Te queda alguna duda? En tal caso, contacta con nosotros en info@scooltic.es y te ayudaremos a mejorar la adopción  de Google Workspace en tu empresa, mejorando vuestra productividad y ahorrando costes.

Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic, partner oficial de Google y Microsoft. Ingeniero de teleco, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información y conocer cómo las soluciones en la nube Microsoft 365 o Google Workspace pueden potenciar la productividad de tu empresa, contacta con nosotros en info@scooltic.es