Guía para una implantación exitosa de Google Workspace

¡Hola!

Si has llegado hasta aquí, permíteme que me presente. Mi nombre es Álvaro y soy uno de los fundadores de Scooltic, partner de Google Workspace, con sede en Valencia (puedes comprobarlo en el directorio oficial de partners)

Google Cloud Partner

Después de realizar cientos de despliegues de diferentes tamaños (desde unos pocos usuarios, a miles de usuarios) y ayudando y enseñando a gestionar parques de hasta 1.000 chromebooks  en organizaciones de todo tipo (educativas, empresas, ONGs), queremos compartir contigo algunos de nuestros aprendizajes, en un estilo informal y cercano. 

Nuestro objetivo es ayudarte a que, si apuestas por desplegar Google Workspace en tu organización, lo hagas con la máxima información posible y la mejor adopción por parte de tus compañeros y equipos de trabajo. Y que tu experiencia con Google Workspace 🚀 sea fantástica (como lo es la nuestra 😉)

 

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace (aquí la página oficial de Google) es una caja de herramientas para empresas. Todo lo que necesitas para la comunicación, colaboración y almacenamiento de información de tu empresa estará en “la nube de Google” -básicamente, en centros de datos de Google protegidos con la máxima seguridad, como puedes ver en este vídeo.

Google Data Center Google Workspace

Por cierto, estos servicios nacieron como “Google Apps”, luego cambió su nombre a “G Suite”, y ahora es Google Workspace. Cosas de Google 🙄 .

¿Qué servicios incluye Google Workspace?

Con el coste de tu licencia (mensual o anual) de Google Workspace, puedes acceder a todo un mundo de servicios, simplemente con un navegador, una tablet o un smartphone (y claro, conexión a Internet). 

Te resumimos los más populares.

(Si quieres información más detallada y completa en este enlace tienes la comparativa oficial de Google)

📄 Google Docs: Tu procesador de textos en la nube. Ideal para redactar, y ¡todos pueden colaborar en tiempo real!

📊 Google Sheets: Este es tu lugar para las hojas de cálculo, gráficos y, por supuesto, esas fórmulas mágicas que nadie entiende, pero son súper útiles. Y la IA tiene muuucho que aportar aquí.

🖼 Google Slides: ¿Presentaciones aburridas? ¡Jamás! Crea diapositivas dinámicas y colaborativas para impresionar en esa próxima reunión.

📩 Gmail: Tu correo electrónico, vitaminado y potenciado. Con filtros, etiquetas y una integración brutal con el resto de Google Workspace y otras aplicaciones habituales en la empresa.

☁️ Google Drive: Almacena, comparte y colabora en documentos, fotos y lo que quieras. ¡Adiós a los pendrives perdidos!

📅 Google Calendar: Organiza tu agenda y accede (si así lo acordáis) a las de tus compañeros. Programa reuniones, establece recordatorios… y nunca más olvides el cumpleaños de tu pareja.🙃

💬 Google Chat y Espacios: Mensajería instantánea para esos chismes laborales… digo, comunicaciones importantes del trabajo. Chatea, crea salas de discusión y mantente conectado sin saturar el correo electrónico.

🎥 Google Meet: Las videollamadas que nos salvaron en tiempos de pandemia. Conferencias, reuniones o simplemente charlas; todo es más claro cara a cara, incluso virtualmente. Con traducción simultánea, grabación, transcripción, etc.

📝 Google Forms: Encuestas, tests, recopilación de datos. Todo en un formato fácil de usar y sobre todo, de analizar. ¡Adios a los registros en papel!

🎯 Google Tasks: Para los amantes de las listas. Anota, organiza y realiza un seguimiento de tus tareas diarias.

🔐 Consola de administración: El lugar donde los “jefes” (administradores Google Workspace) controlan los usuarios, dispositivos y configuraciones de seguridad. 

¿Necesitas más información? Aquí te compartimos la Guía Rápida de Google Workspace 

Guía rápida de Google Workspace

¿Es lo mismo Google Workspace que una cuenta de Gmail?

¡Excelente pregunta! Las diferencias entre una cuenta Gmail “doméstica” y una cuenta profesional de Google Workspace son muchas. Aqui tienes las principales:

Cuenta doméstica Gmail.com

❌ Siempre termina en «@gmail.com». Un poco cutre para una empresa.

❌ Almacenamiento limitado a 15 GB de almacenamiento “gratuito” -en Internet nada es gratis- que se comparte entre Gmail, Google Drive y Google Fotos.

❌ Lo que ves es lo que hay. No hay herramientas avanzadas de administración.

❌ No tienes soporte técnico

🎁 Aquí puedes descargar una guía elaborada por la Oficina de Seguridad del Internauta, para entender y configurar todo lo que cedes a Google cuando a cambio utilizas sus servicios «gratuitos» de tu cuenta @gmail.com. Léela, te sorprenderá. 

Cuenta profesional Google Workspace

✅ Personaliza tu dominio «@tuempresa.com» o varios dominios. ¡Mucho más profesional!

✅ Dependiendo del plan, puedes tener espacio casi ilimitado. ¡Ahórrate servidores de archivos, y armarios refrigerados con elevado consumo energético!

✅ ¡Es el paraíso del control! Puedes gestionar usuarios, dispositivos, configurar políticas de seguridad, y mucho más desde la Consola de Administración.

✅ Soporte de técnicos de Google 24×7, por teléfono, chat y email, directamente con Google o a través de tu partner.

✅ Encriptación estándar y protección contra spam. Adicionalmente, controles de seguridad avanzados (DLP) y cumplimiento de normativa europea (RGPD).

✅ La información es de tu empresa, y Google nunca la utilizará con fines publicitarios.

¿Qué empresas usan Google Workspace?

Más de 6 millones de empresas, desde startups hasta grandes corporaciones, han transformado su forma de trabajar gracias a Google Workspace.

Corporates using Workspace

Algunas multinacionales tan conocidas como BBVA, The New York Times, Leroy Merlin, Airbus, Colgate, PWC, muchísimas empresas de tamaño mediano y la inmensa mayoría de «startups” optan por Google Workspace.

Trabajando en la nube, tu empresa puede tener las mismas herramientas que las empresas del Ibex 35. La nube democratiza el acceso a la tecnología.

¿Qué tipo de licencia necesito para mi organización?

Elegir la licencia adecuada de Google Workspace para tu empresa es como elegir un traje a medida: debes considerar tu tamaño, tus necesidades y tus expectativas de crecimiento. 💼 

💡 Recuerda que siempre puedes comenzar con licencias más básicas (y económicas) y ampliar en función de tus necesidades. A esto lo llamamos escalabilidad y flexibilidad.

Para unos pocos usuarios, puedes comenzar con las licencias Google Workspace Business Starter. 

Sin embargo, en Scooltic ni las usamos, ni las recomendamos. Por dos motivos muy importantes:

❌ La información almacenada en Drive queda “asociada” a un usuario, y cuando un empleado se incorpora o abandona la compañía, es un caos para reasignar permisos de quién puede ver/editar la información común.

❌ No puedes elegir en qué servidor se albergan tus datos, y por tanto incumples la normativa RGPD.

Siempre vamos a recomendarte que trabajes con las licencias Google Workspace Business Standard o superiores. Porque:

✅ Dispones de un espacio de almacenamiento compartido (Unidades Compartidas), propiedad de tu organización, no de un usuario específico. Si tienes rotación de empleados, no hay problema, se gestiona de forma muy sencilla.

 

✅ Puedes elegir albergar tus datos en la Unión Europea para cumplir el RGPD

✅ Tendrás funciones avanzadas como grabación y traducción de videollamadas, e incorporación paulatina de inteligencia artificial (Duet AI for Workspace)

Si necesitas funcionalidades adicionales de seguridad o almacenamiento, puedes optar a licencias Workspace Business Standard Plus, o Workspace Enterprise. Aquí tienes la comparativa detallada.

👉🏻 Recuerda que si necesitas una cotización especial, estaremos encantados de solicitar a Google el mejor precio para tu empresa 💸. Contacta con nosotros.

Trabajando en la nube, tu empresa va a tener las mismas herramientas que las empresas del ibex 35 o de Fortune 500. Insisto, la nube democratiza el acceso a la tecnología. 🚀

Por cierto, es habitual contratar licencias Google para los empleados “de oficina”. Pero ¿por qué no dotar a tus empleados de primera línea con estas mismas herramientas? 

Tu equipo técnico, comercial, recepción, etc, son la primera imagen que ve tu cliente, ¿no deberían disponer de las mismas herramientas de trabajo? Nosotros -y Google- pensamos que sí, por lo que te invitamos a leer más sobre estos casos de uso en este documento.

 

¿Es caro Google Workspace?

La pregunta del millón. No sólo no es caro, sino que tiene un retorno a la inversión muy rápido.

Imagina que eres una empresa de nueva creación. Pagando una cantidad (pongamos 10€/mes) por cada empleado, prácticamente no necesitas nada más para la operativa diaria de una empresa.
Cada empleado puede acceder a Google Workspace desde cualquier dispositivo que ya posea (portátil, móvil, tablet) por lo que no es necesario adquirir portátiles, instalar aplicaciones, antivirus, etc. 

✅ Inversión cero en equipamiento (hardware) que rápidamente queda obsoleto o redundante. 

Y si prefieres que tus empleados trabajen con dispositivos aportados por la empresa, siempre puedes comprar los económicos y robustos Chromebook o darles una nueva vida a portátiles obsoletos, a coste cero, instalando el sistema operativo gratuito -y hasta la fecha, libre de virus- Chrome OS Flex

Obten Chrome OS FLEX

✅ No necesitas disponer de un servidor específico de archivos, ni de una red que conecte los ordenadores, ni de complejas instalaciones “VPN” para acceder de forma segura a los ficheros comunes. 

✅ No necesitas ni oficina, porque cada empleado puede trabajar desde cualquier ubicación (eso sí, con acceso a Internet).

Piensa en una empresa con 15 empleados. ¿De veras te parece caro por 150€/mes tener toda la infraestructura que necesitas para trabajar? Además, con la máxima flexibilidad si tu número de empleados crece o decrece por necesidades operativas.

Si quieres informarte más al respecto, te recomendamos leer este informe realizado por Forrester sobre el ROI de Google Workspace y Chromebooks (“spoiler”: En 6 meses se recupera la inversión).

ROI Google Workspace

Un último consejo: ¡pide testimonios a otros empresarios! Ellos te hablarán sobre cómo Google Workspace transformó su negocio. 🌟📈

 

¿Cómo puedo contratar Google Workspace?

Puede hacerlo directamente, desde esta página, o a través de un partner oficial como Scooltic. 

👉🏻 Recuerda: El precio de las licencias contratando a través nuestro será el mismo o menor que el que te facturaría Google contratando directamente. Y siempre tendrás a tu lado a un socio y asesor que te orientará para exprimir toda la potencia de Google Workspace.

👉🏻 Un partner como nosotros, te asesorará y guiará para que elijas las licencias más adecuadas, te informará de promociones y podrá solicitar descuentos para tu empresa -normalmente asociados a permanencia-

Y por cierto, puedes hacer una prueba gratuita antes de tomar la decisión 😉

¿Es seguro Google Workspace?

La seguridad absoluta no existe, pero podemos afirmar que la inversión que realiza Google para mantener seguros sus centros de datos, es incomparablemente superior a la inversión que puede realizar una empresa -mediana o grande- que disponga de servidores propios.

¿Sabías que Google tiene un equipo de trabajo (Red Team) para tratar de penetrar y robar los datos, al estilo de las películas de Misión Imposible? Si tienes curiosidad, puedes ver una serie de vídeos de Google donde explican cómo trabajan (guardando algunos secretos, claro 😉)

Antes hemos citado que Google tiene como clientes de Google Workspace a BBVA, Airbus, Colgate etc. Google se juega su reputación en mantener los datos de sus clientes a salvo. Y la misma seguridad que ofrece a estas grandes empresas, está a disposición de tu empresa u organización.

¿Quieres más información? Aquí tienes una Guía de seguridad para descargar.

Seguridad Google Workspace

 

¿Cómo puedo formar a mis compañeros y empleados en Google Workspace?

La adopción y uso de Google tiene una gran ventaja… que a la vez es un inconveniente 🤔.

Dado que la interfaz de usuario es muy similar a la de Gmail.com y Drive de uso particular (nos gusta llamarlo “uso doméstico”), y que hay más de 3.000 millones de usuarios activos de Gmail, comenzar a usarlo resulta muy sencillo. La curva de aprendizaje es rápida.

Pero sin un acompañamiento y formación adecuado, en todas las organizaciones hemos encontrado que no se aprovecha más que una mínima parte de las posibilidades de Google Workspace.

En Scooltic, nos apasiona conocer cuáles son los procesos de tu empresa, cómo son tus compañeros y/o empleados, y acompañaros a transformar vuestra forma de trabajar. La formación no sirve de nada si no conduce a una paulatina adopción, venciendo las reticencias que todo cambio lleva aparejad

Si en algo somos líderes en Scooltic, es en la importancia que le damos a la adopción, y en el compromiso que adquirimos con nuestros clientes. Y aquí tenemos reservada una estupenda noticia: podemos aprovechar el crédito formativo FUNDAE de tu empresa, para que la formación esté bonificada hasta en un 100%. 

Por otro lado, si todos tus empleados son autodidactas, pueden complementar su formación con recursos online continuamente actualizados por parte de Google. Aquí te compartimos algunos. Como verás, la oferta es amplia y variada, y es que ¡Google Workspace es mucho más que Gmail y Drive!

🎓 Centro de aprendizaje de Google Workspace

🎓 Cinco semanas para implantar Google Workspace en tu empresa

🎓 Workspace End User Learning Path

 

¿Cómo gestionar el trabajo a distancia?

El trabajo a distancia ha ganado mucha tracción, especialmente desde el confinamiento. Y Google Workspace es una herramienta clave. 

✅ Todas las empresas que trabajaban con Google Workspace pudieron continuar con su operativa durante el confinamiento.

Dado que Google Workspace es una suite basada en la nube, los empleados pueden acceder a sus documentos, correos electrónicos y otros archivos desde cualquier lugar con una conexión a internet, y con colaboración en tiempo real.

Con Google Meet,  Espacios y Chat, la comunicación se vuelve fluida, y además con una seguridad robusta incluso cuando los empleados trabajan desde ubicaciones remotas o dispositivos personales

Google Workspace se integra sin problemas con una multitud de otras aplicaciones y herramientas (es lo que conocemos como Marketplace), lo que facilita la adaptación a las necesidades específicas de cada empresa.

En pocas palabras, Google Workspace no solo facilita el trabajo a distancia, sino que lo potencia, ofreciendo una solución integral que aborda las preocupaciones de colaboración, comunicación, seguridad y gestión en un mundo cada vez más descentralizado. 🌍💼👩‍💻

¿Quieres más información? Aquí tienes un informe sobre el trabajo híbrido con Google Workspace

Trabajo híbrido con Google Workspace

Buenas prácticas para bienestar y desconexión digital

Nos gusta poner mucho énfasis en este punto. Si Google Workspace se utiliza sin normas ni protocolos, los límites entre la vida personal y profesional se difuminan. 

Poder trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento, y desde cualquier dispositivo, es genial y potencia la productividad hasta límites increíbles. Pero jamás debería conducir a un uso abusivo que no respete el necesario descanso y la desconexión digital

Es más, la mejora en la eficiencia debiera redundar en disponer de más tiempo para planificar, pensar, rediseñar, y mejorar los procesos de la empresa, no simplemente hacer lo mismo más rápido.

Bien usado, Google Workspace permite el trabajo a distancia, mejorar la conciliación laboral y familiar, e incluso aspirar a jornadas laborales más reducidas, evitando tiempos de desplazamientos y viajes improductivos.

Cuida la salud mental y el bienestar de tus empleados. Bríndales la oportunidad de trabajar con Google Workspace, siguiendo pasos para incrementar la productividad sin detrimento del bienestar. Descarga este informe para saber más.

 

BONUS: 8 consejos Scooltic para un despliegue exitoso de Google Workspace

✅ Planifica. ¡No te lances al agua sin saber nadar! Antes de sumergirte en Google Workspace, arma un plan, asesórate y habla con empresas que hayan transformado su forma de trabajar con Google Workspace.

✅ Capacitación divertida. Organiza sesiones amenas y con momentos ¡wow! Puedes incluso gamificar la formación organizando concursos y recompensas.

✅ Selecciona tu “equipo de rescate”. Asegúrate de designar a tu equipo de “superhéroes tech”. Que todos sepan a qué compañero pueden acudir si necesitan apoyo rápido. Y por favor, que no sea sólo “el informático”, genera un equipo de personas entusiastas (tus “Google Champions”). 

✅ Liderazgo desde arriba. Necesitas que los jefazos sean los primeros usuarios de Google Workspace. Si ellos lideran el concierto, ¡todos querrán unirse!

✅ Habla clarito: Comunica, comunica y escucha. Permite que todos se sientan partícipes. La idea es que todos sepan qué está pasando, puedan opinar, aportar (y sí, también habrá críticas, pero son la mejor fuente de mejora).

✅ Roma no se hizo en un día. Toda transición lleva tiempo. Evita las formaciones largas. Espácialas. Primero Gmail, luego Drive, luego Calendar… ¡Y cuando menos lo esperes, todos estarán esperando seguir aprendiendo!

✅ Pide opiniones durante el proceso. Las críticas constructivas nos ayudan a mejorar.

✅ Cuando los empleados empiecen a utilizar Google Workspace de forma productiva, asegúrate de celebrar los éxitos. Esto ayudará a mantener el entusiasmo y la motivación.

Es normal que haya desafíos y resistencia al inicio. Con una estrategia clara y apoyo continuo, tu empresa estará en camino de aprovechar al máximo todo lo que Google Workspace tiene para ofrecer. 

Cambiar a Google Workspace puede ser un camino divertido y emocionante.

¿Lo recorremos juntos?

 

 

Una jornada festiva con premio. Llévate tu certificado puesto. Bootcamp GEL 1 y/o GEL 2

Buenos días, compañeros os invitamos a una fiesta del profesorado con ganas de crecer digitalmente.

Es posible que pienses, “hombre, una fiesta no es..” . Déjame que te cuente, y luego me dices, 

Como en años previos, organizamos una sesión de preparación para obtener el GEL1 y GEL2 de Google, en el colegio Teresianas de Torrent.

Nos reuniremos con profesores de varios centros de la Comunidad Valenciana y Murcia, para conocer otras realidades, compartir novedades y ver cómo están afrontando ellos estos últimos meses, siempre en un ambiente de amistad y compañerismo.

Durante la sesión aprenderemos los entresijos de Google Workspace con retos y trabajo en equipo, gran oportunidad de nuevo para conocer a compañeros de otros colegios.

Por supuesto, tendremos que parar para tomar un café ☕🥐🥯, que no todo va a ser trabajar.

Para comer nos iremos al club Santa Apolonia en El Vedat de Torrent, donde tienen una terraza preciosa con un solecito estupendo (🌞 que ya hemos contratado 😉 para seguir disfrutando de la compañía y la tertulia.

Al regresar al aula tendréis por delante el reto de superar el examen GEL1 o GEL2.  Así que, al terminar la jornada, te irás a casa con un montón de compañeros nuevos, conocimientos de las aplicaciones de Google Workspace que no sabías, un día fuera de la vorágine de tu centro, una comida estupenda entre colegas de profesión, unas risas, y hasta la certificación bajo el brazo y GRATIS.

Información e inscripciones en este enlace 

Pues sí, gratuito para ti, porque se puede bonificar por FUNDAE. Ahora te pregunto:

¿Te parece una fiesta o no? ¡¡Claro que sí!!

Te esperamos para compartir, vivir y crecer en compañía.

 

 

 

 

 

 

 

 

Alfredo Romero es director pedagógico del equipo Scooltic.

Maestro de primaria, utiliza las herramientas de Google Workspace (Google Certified Trainer y Google Innovator) y le encanta formar a otros compañeros 

 

 

Google Workspace. ¿Cómo colaborar con personas que trabajan con otras herramientas?

Algunas empresas descartan el uso de Google Workspace como su servicio principal de comunicación y colaboración creyendo que no es factible colaborar con clientes y proveedores que no sean usuarios de Google.

Es cierto que la interoperabilidad aún no es total. Pero también lo es que, trabajando con Google Workspace existen múltiples posibilidades (que mejoran continuamente) para colaborar con cualquier usuario, tenga o no cuenta Google Workspace o gmail.com.

✅ Agendar y participar en videollamadas

Desde Google Calendar, puedes programar eventos y videollamadas e invitar a personas que tengan cualquier cuenta de correo electrónico.

Cuando tengan que acceder a Google Meet desde su ordenador o portátil, cualquier podrá hacerlo sin necesidad de instalar nada, simplemente usando su navegador habitual.

✅ Trabajar con archivos de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint)

Con Google Workspace, puedes visualizar y editar archivos de Microsoft, aunque no tengas las aplicaciones Word, Excel, PowerPoint instaladas. Esto suele suponer un importante ahorro en las empresas, que pueden acceder a todos los documentos, hojas de cálculo y presentaciones que hayan generado previamente en formatos Microsoft.

⚠️Como excepción, desde Drive no se pueden editar bases de datos en Microsoft Access 

✅ Convertir documentos de Google en formatos de Microsoft, LibreOffice, o PDF.

En cualquier momento puedes enviar una copia de tos DocumentosHojas de cálculo y Presentaciones de Google, convirtiéndolas al formato equivalente de Office.

O, si lo prefieres, podrás convertirlos en PDF.

✅ Dar acceso a documentos de Google Drive

Puedes compartir archivos o carpetas de Drive con cualquier persona, tanto si tiene una cuenta de Google como si no (siempre que configures la opción de «visitantes» en admin.google.com). Los usuarios que no tengan una cuenta de Google recibirán una invitación por correo electrónico (con un PIN) para colaborar en el archivo o la carpeta compartidos. Una vez que los usuarios inicien sesión con el PIN, podrán ver, comentar, sugerir cambios y editar archivos y carpetas directamente.

✅ Compartir archivos sin limitaciones de tamaño

No siempre es posible enviar por correo electrónico archivos de tamaño considerable. En vez de enviar un archivo de gran tamaño por correo electrónico, compártelo en Drive. Cuando el destinatario haga clic en el enlace del mensaje, podrá abrirlo en la Web, aunque no utilice Google Workspace o no tenga una cuenta de Google.

Si además tienen cuenta de Google, cuando compartas archivos sensibles, puedes impedir que se descarguen, se impriman o se copien, así como fijar una fecha de vencimiento de los archivos para que los colaboradores y las agencias externas no puedan acceder a ellos una vez que se haya finalizado un proyecto.

✅ Utilizar mensajería instantánea como alternativa a WhatsApp

Cada vez es más común utilizar sistemas de mensajería instantánea (WhatsApp, Telegram, Slack) para comunicar de modo más rápido e informal.

Google está evolucionando Google Chat, que permite crear Chats individuales o Espacios con varios usuarios (para centralizar la información de un proyecto o un departamento).

⚠️ De momento, sólo es posible utilizar la mensajería instantánea con cuentas Google Workspace o con cualquier cuenta gmail.com (la más extendida en el mundo). Esperamos que en próximos meses también pueda incorporarse a «visitantes» (externos) con cualquier cuenta a Google Chat, para seguir compitiendo con Microsoft Teams y Slack, que ya lo permiten (con algunas limitaciones).

 

¿Te queda alguna duda? En tal caso, contacta con nosotros en info@scooltic.es y te ayudaremos a mejorar la adopción  de Google Workspace en tu empresa, mejorando vuestra productividad y ahorrando costes.

 

Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic, partner oficial de Google y Microsoft. Ingeniero de teleco, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información y conocer cómo las soluciones en la nube Microsoft 365 o Google Workspace pueden potenciar la productividad de tu empresa, contacta con nosotros en info@scooltic.es 

 

¿Puedo utilizar el Kit Digital para pagar mis licencias Google Workspace?

(Editado 12 Mayo 2024)

Desde que comenzó a publicitarse el Kit Digital (12.000€ para empresas de 10 a 49 empleados, 6.000€ para empresas de 3 a 9 empleados, y ahora 25.000€-29.000€ para empresas de 50 a 250 empleados) han sido muchas las empresas que nos han preguntado si podrían emplear el bono para pagar las licencias de Google Workspace (antes G Suite)

La respuesta es SÍ, siempre que suponga una mejora respecto a la situación existente. Por tanto:

. Puedes usar el KIT DIGITAL para pagar la puesta en marcha y las licencias durante un año si aún no estás utilizando las licencias profesionales Google Workspace. Si estas usando cuentas @gmail.com, es el momento ideal para cambiar a la solución profesional de Google.

. También puedes utilizar el KIT DIGITAL si tienes contratadas las licencias básicas de Google (G Suite Basic o Google Workspace Starter, licencias de aprox. 6€/mes), y quieres mejorar a licencias con más funcionalidades, mayor capacidad, más seguridad y, muy importante, con cumplimiento normativo (servidores de datos ubicados en la UE)

No. Si tienes las licencias básicas y no quieres mejorar. El KIT DIGITAL no está diseñado para pagar soluciones preexistentes, sino para avanzar o mejorar.

No. Si ya tienes contratada una suscripción con funcionalidades avanzadas como Google Workspace Business Standard, Business Plus o Enterprise. En estos casos -poco habituales en la práctica- no puedes utilizar el KIT DIGITAL para pagar estas licencias.

Lo habitual es que las empresas tengan contratada la suscripción básica, por lo que ahora es el momento para probar licencias Google Workspace Business Standard o superiores, a coste cero durante un año.

¿Cómo conocer qué tipo de licencias tengo contratadas?

Es sencillo. En la factura mensual de Google o de tu proveedor, te estarán cobrando aprox. 6€/mes por cada licencia básica. Si quieres comprobarlo exactamente, entra en admin.google.com/ac/billing/subscriptions

Trabajo bien con licencias básicas, ¿Por qué cambiar a licencias avanzadas?

Hay muchas razones para contratar licencias más avanzadas, aquí te resumimos las principales:

👌🏻 Por cumplimiento normativo. Con licencias avanzadas puedes elegir que tus datos se almacenen en servidores de la UE, que es un requisito del RGPD (reglamento General de Protección de Datos)

👌🏻 Por capacidad de almacenamiento. Con las licencias básicas tienes 30Gb por licencia, lo que está bastante bien….hasta que descubres que con la suscripción superior tienes 2.000GB 🚀 por cada licencia. Ya puedes olvidarte de problemas de almacenamiento (e incluso replantearte la necesidad de un servidor físico de archivos, con su coste de mantenimiento, energía y refrigeración)

👌🏻 Por simplicidad en la gestión. Con licencias superiores dispondrás de Unidades Compartidas, donde la información pertenece a la organización, y no a un usuario concreto. A la hora de organizar la información corporativa, es un gran avance. Si tienes rotación de empleados, disponer de Unidades Compartidas supone un antes y un después para organizar la información corporativa.

👌🏻 Mejoras para el trabajo a distancia. Google Meet te permitirá grabar las reuniones por si alguien no puede asistir, además de incorporar muchas funciones para mejorar la interactividad en reuniones internas o presentaciones comerciales en pequeños grupos o retransmitidas en directo a grandes audiencias.

¿Te queda alguna duda? En tal caso, contacta con nosotros en info@scooltic.es y estudiaremos tu caso sin compromiso alguno.

 

Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic, partner oficial de Google y Microsoft. Ingeniero de teleco, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información y conocer cómo las soluciones en la nube Microsoft 365 o Google Workspace pueden potenciar la productividad de tu empresa, contacta con nosotros en info@scooltic.es 

 

Compatibilidad de Archivos Microsoft Office en GSuite

Cuando comenzamos a trabajar en la nube con las herramientas de Google (GSuite) una duda muy común es cómo trabajar con nuestros archivos ya creados, y qué uso podemos darle en la nube. Generalmente me encuentro con bastantes confusiones sobre esto. En esta entrada quiero indicar algunas posibilidades. Existe cierta compatibilidad entre ficheros de Microsoft y de Google, aunque hay que entender bien como funciona.

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Novedad! Nueva plataforma de Google Sites

newgooglesites

Este mes ha comenzado el lanzamiento de la nueva versión de Google Sites, que es una de las aplicaciones con mayor uso docente, dentro de GSuite (Google Apps). La anterior versión, si bien era tremendamente funcional, en mi opinión hace tiempo que requería un rediseño de plataforma dado que era muy poco amigable.

Pues bien, desde el 21 de Noviembre ya está disponible para todos los usuarios en sites.google.com/new

Con esta nueva versión, resulta mucho más sencillo y visual utilizar un website como recurso para realizar y presentar trabajos colaborativos. Sin embargo,  hay algunas carencias funcionales que Google irá subsanando en los próximos meses.

En esta entrada indicamos las diferencias principales a día de hoy (la actual, tiende a desaparecer como puede ver en esta entrada que lo anuncia)

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Nuevo «Plug-in» Google Drive para Microsoft Office

Google ha lanzado recientemente un «plugin» (perdón por el anglicismo) que permite, desde su popular suite Office, añadir un menú para acceder directamente a vuestro «Drive», lo que os permitirá acceder al fichero desde cualquier dispositivo, desde cualquier hora y desde cualquier sitio (donde tengas acceso a Internet, claro 😉

No es compatible con la última versión de MS Office, pero sí con todas las anteriores.

 

Drive Plugin for MSOffice

 

Si queréis ampliar información, podéis visitar este enlace.

¿Sabes como deshacer el envío de un mail que has envíado por error?

Pues hasta la fecha no era posible (al menos que yo sepa).

¿Cuántas veces hemos enviado un mensaje de forma accidental, antes de estar totalmente redactado? ¿Y cuántas veces lo hemos enviado al destinatario equivocado, y nos hemos dado cuenta al instante?

¿Te suena esta expresión?

Hombre asustado con PC

Si trabajas con Gmail, esto no te volverá a pasar. Google  ha incluido una funcionalidad que permite, después de haber enviado un mensaje….cancelar el envío. Ojo, solo tienes un máximo de 30 segundos para deshacerlo!

Deshacer Envio Gmail

 

Más información en este enlace. Yo ya lo he configurado 😉

 

Si tienes cualquier duda, utiliza los comentarios para preguntar.

Saludos!