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¡Hola!

Si has llegado hasta aquí, permíteme que me presente. Mi nombre es Álvaro y soy uno de los fundadores de Scooltic, partner de Google Workspace, con sede en Valencia (puedes comprobarlo en el directorio oficial de partners)

Después de realizar cientos de despliegues de diferentes tamaños (desde unos pocos usuarios, a miles de usuarios) y ayudando y enseñando a gestionar parques de hasta 1.000 chromebooks  en organizaciones de todo tipo (educativas, empresas, ONGs), queremos compartir contigo algunos de nuestros aprendizajes, en un estilo informal y cercano. 

Nuestro objetivo es ayudarte a que, si apuestas por desplegar Google Workspace en tu organización, lo hagas con la máxima información posible y la mejor adopción por parte de tus compañeros y equipos de trabajo. Y que tu experiencia con Google Workspace 🚀 sea fantástica (como lo es la nuestra 😉)

 

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace (aquí la página oficial de Google) es una caja de herramientas para empresas. Todo lo que necesitas para la comunicación, colaboración y almacenamiento de información de tu empresa estará en “la nube de Google” -básicamente, en centros de datos de Google protegidos con la máxima seguridad, como puedes ver en este vídeo.

Por cierto, estos servicios nacieron como “Google Apps”, luego cambió su nombre a “G Suite”, y ahora es Google Workspace. Cosas de Google 🙄 .

¿Qué servicios incluye Google Workspace?

Con el coste de tu licencia (mensual o anual) de Google Workspace, puedes acceder a todo un mundo de servicios, simplemente con un navegador, una tablet o un smartphone (y claro, conexión a Internet). 

Te resumimos los más populares.

(Si quieres información más detallada y completa en este enlace tienes la comparativa oficial de Google)

📄 Google Docs: Tu procesador de textos en la nube. Ideal para redactar, y ¡todos pueden colaborar en tiempo real!

📊 Google Sheets: Este es tu lugar para las hojas de cálculo, gráficos y, por supuesto, esas fórmulas mágicas que nadie entiende, pero son súper útiles. Y la IA tiene muuucho que aportar aquí.

🖼 Google Slides: ¿Presentaciones aburridas? ¡Jamás! Crea diapositivas dinámicas y colaborativas para impresionar en esa próxima reunión.

📩 Gmail: Tu correo electrónico, vitaminado y potenciado. Con filtros, etiquetas y una integración brutal con el resto de Google Workspace y otras aplicaciones habituales en la empresa.

☁️ Google Drive: Almacena, comparte y colabora en documentos, fotos y lo que quieras. ¡Adiós a los pendrives perdidos!

📅 Google Calendar: Organiza tu agenda y accede (si así lo acordáis) a las de tus compañeros. Programa reuniones, establece recordatorios… y nunca más olvides el cumpleaños de tu pareja.🙃

💬 Google Chat y Espacios: Mensajería instantánea para esos chismes laborales… digo, comunicaciones importantes del trabajo. Chatea, crea salas de discusión y mantente conectado sin saturar el correo electrónico.

🎥 Google Meet: Las videollamadas que nos salvaron en tiempos de pandemia. Conferencias, reuniones o simplemente charlas; todo es más claro cara a cara, incluso virtualmente. Con traducción simultánea, grabación, transcripción, etc.

📝 Google Forms: Encuestas, tests, recopilación de datos. Todo en un formato fácil de usar y sobre todo, de analizar. ¡Adios a los registros en papel!

🎯 Google Tasks: Para los amantes de las listas. Anota, organiza y realiza un seguimiento de tus tareas diarias.

🔐 Consola de administración: El lugar donde los “jefes” (administradores Google Workspace) controlan los usuarios, dispositivos y configuraciones de seguridad. 

¿Necesitas más información? Aquí te compartimos la Guía Rápida de Google Workspace 

¿Es lo mismo Google Workspace que una cuenta de Gmail?

¡Excelente pregunta! Las diferencias entre una cuenta Gmail “doméstica” y una cuenta profesional de Google Workspace son muchas. Aqui tienes las principales:

Cuenta doméstica Gmail.com

❌ Siempre termina en «@gmail.com». Un poco cutre para una empresa.

❌ Almacenamiento limitado a 15 GB de almacenamiento “gratuito” -en Internet nada es gratis- que se comparte entre Gmail, Google Drive y Google Fotos.

❌ Lo que ves es lo que hay. No hay herramientas avanzadas de administración.

❌ No tienes soporte técnico

🎁 Aquí puedes descargar una guía elaborada por la Oficina de Seguridad del Internauta, para entender y configurar todo lo que cedes a Google cuando a cambio utilizas sus servicios «gratuitos» de tu cuenta @gmail.com. Léela, te sorprenderá. 

Cuenta profesional Google Workspace

✅ Personaliza tu dominio «@tuempresa.com» o varios dominios. ¡Mucho más profesional!

✅ Dependiendo del plan, puedes tener espacio casi ilimitado. ¡Ahórrate servidores de archivos, y armarios refrigerados con elevado consumo energético!

✅ ¡Es el paraíso del control! Puedes gestionar usuarios, dispositivos, configurar políticas de seguridad, y mucho más desde la Consola de Administración.

✅ Soporte de técnicos de Google 24×7, por teléfono, chat y email, directamente con Google o a través de tu partner.

✅ Encriptación estándar y protección contra spam. Adicionalmente, controles de seguridad avanzados (DLP) y cumplimiento de normativa europea (RGPD).

✅ La información es de tu empresa, y Google nunca la utilizará con fines publicitarios.

¿Qué empresas usan Google Workspace?

Más de 6 millones de empresas, desde startups hasta grandes corporaciones, han transformado su forma de trabajar gracias a Google Workspace.

Algunas multinacionales tan conocidas como BBVA, The New York Times, Leroy Merlin, Airbus, Colgate, PWC, muchísimas empresas de tamaño mediano y la inmensa mayoría de «startups” optan por Google Workspace.

Trabajando en la nube, tu empresa puede tener las mismas herramientas que las empresas del Ibex 35. La nube democratiza el acceso a la tecnología.

¿Qué tipo de licencia necesito para mi organización?

Elegir la licencia adecuada de Google Workspace para tu empresa es como elegir un traje a medida: debes considerar tu tamaño, tus necesidades y tus expectativas de crecimiento. 💼 

💡 Recuerda que siempre puedes comenzar con licencias más básicas (y económicas) y ampliar en función de tus necesidades. A esto lo llamamos escalabilidad y flexibilidad.

Para unos pocos usuarios, puedes comenzar con las licencias Google Workspace Business Starter. 

Sin embargo, en Scooltic ni las usamos, ni las recomendamos. Por dos motivos muy importantes:

❌ La información almacenada en Drive queda “asociada” a un usuario, y cuando un empleado se incorpora o abandona la compañía, es un caos para reasignar permisos de quién puede ver/editar la información común.

❌ No puedes elegir en qué servidor se albergan tus datos, y por tanto incumples la normativa RGPD.

Siempre vamos a recomendarte que trabajes con las licencias Google Workspace Business Standard o superiores. Porque:

✅ Dispones de un espacio de almacenamiento compartido (Unidades Compartidas), propiedad de tu organización, no de un usuario específico. Si tienes rotación de empleados, no hay problema, se gestiona de forma muy sencilla.

 

✅ Puedes elegir albergar tus datos en la Unión Europea para cumplir el RGPD

✅ Tendrás funciones avanzadas como grabación y traducción de videollamadas, e incorporación paulatina de inteligencia artificial (Duet AI for Workspace)

Si necesitas funcionalidades adicionales de seguridad o almacenamiento, puedes optar a licencias Workspace Business Standard Plus, o Workspace Enterprise. Aquí tienes la comparativa detallada.

👉🏻 Recuerda que si necesitas una cotización especial, estaremos encantados de solicitar a Google el mejor precio para tu empresa 💸. Contacta con nosotros.

Trabajando en la nube, tu empresa va a tener las mismas herramientas que las empresas del ibex 35 o de Fortune 500. Insisto, la nube democratiza el acceso a la tecnología. 🚀

Por cierto, es habitual contratar licencias Google para los empleados “de oficina”. Pero ¿por qué no dotar a tus empleados de primera línea con estas mismas herramientas? 

Tu equipo técnico, comercial, recepción, etc, son la primera imagen que ve tu cliente, ¿no deberían disponer de las mismas herramientas de trabajo? Nosotros -y Google- pensamos que sí, por lo que te invitamos a leer más sobre estos casos de uso en este documento.

 

¿Es caro Google Workspace?

La pregunta del millón. No sólo no es caro, sino que tiene un retorno a la inversión muy rápido.

Imagina que eres una empresa de nueva creación. Pagando una cantidad (pongamos 10€/mes) por cada empleado, prácticamente no necesitas nada más para la operativa diaria de una empresa.
Cada empleado puede acceder a Google Workspace desde cualquier dispositivo que ya posea (portátil, móvil, tablet) por lo que no es necesario adquirir portátiles, instalar aplicaciones, antivirus, etc. 

✅ Inversión cero en equipamiento (hardware) que rápidamente queda obsoleto o redundante. 

Y si prefieres que tus empleados trabajen con dispositivos aportados por la empresa, siempre puedes comprar los económicos y robustos Chromebook o darles una nueva vida a portátiles obsoletos, a coste cero, instalando el sistema operativo gratuito -y hasta la fecha, libre de virus- Chrome OS Flex

✅ No necesitas disponer de un servidor específico de archivos, ni de una red que conecte los ordenadores, ni de complejas instalaciones “VPN” para acceder de forma segura a los ficheros comunes. 

✅ No necesitas ni oficina, porque cada empleado puede trabajar desde cualquier ubicación (eso sí, con acceso a Internet).

Piensa en una empresa con 15 empleados. ¿De veras te parece caro por 150€/mes tener toda la infraestructura que necesitas para trabajar? Además, con la máxima flexibilidad si tu número de empleados crece o decrece por necesidades operativas.

Si quieres informarte más al respecto, te recomendamos leer este informe realizado por Forrester sobre el ROI de Google Workspace y Chromebooks (“spoiler”: En 6 meses se recupera la inversión).

Un último consejo: ¡pide testimonios a otros empresarios! Ellos te hablarán sobre cómo Google Workspace transformó su negocio. 🌟📈

 

¿Cómo puedo contratar Google Workspace?

Puede hacerlo directamente, desde esta página, o a través de un partner oficial como Scooltic. 

👉🏻 Recuerda: El precio de las licencias contratando a través nuestro será el mismo o menor que el que te facturaría Google contratando directamente. Y siempre tendrás a tu lado a un socio y asesor que te orientará para exprimir toda la potencia de Google Workspace.

👉🏻 Un partner como nosotros, te asesorará y guiará para que elijas las licencias más adecuadas, te informará de promociones y podrá solicitar descuentos para tu empresa -normalmente asociados a permanencia-

Y por cierto, puedes hacer una prueba gratuita antes de tomar la decisión 😉

¿Es seguro Google Workspace?

La seguridad absoluta no existe, pero podemos afirmar que la inversión que realiza Google para mantener seguros sus centros de datos, es incomparablemente superior a la inversión que puede realizar una empresa -mediana o grande- que disponga de servidores propios.

¿Sabías que Google tiene un equipo de trabajo (Red Team) para tratar de penetrar y robar los datos, al estilo de las películas de Misión Imposible? Si tienes curiosidad, puedes ver una serie de vídeos de Google donde explican cómo trabajan (guardando algunos secretos, claro 😉)

Antes hemos citado que Google tiene como clientes de Google Workspace a BBVA, Airbus, Colgate etc. Google se juega su reputación en mantener los datos de sus clientes a salvo. Y la misma seguridad que ofrece a estas grandes empresas, está a disposición de tu empresa u organización.

¿Quieres más información? Aquí tienes una Guía de seguridad para descargar.

 

¿Cómo puedo formar a mis compañeros y empleados en Google Workspace?

La adopción y uso de Google tiene una gran ventaja… que a la vez es un inconveniente 🤔.

Dado que la interfaz de usuario es muy similar a la de Gmail.com y Drive de uso particular (nos gusta llamarlo “uso doméstico”), y que hay más de 3.000 millones de usuarios activos de Gmail, comenzar a usarlo resulta muy sencillo. La curva de aprendizaje es rápida.

Pero sin un acompañamiento y formación adecuado, en todas las organizaciones hemos encontrado que no se aprovecha más que una mínima parte de las posibilidades de Google Workspace.

En Scooltic, nos apasiona conocer cuáles son los procesos de tu empresa, cómo son tus compañeros y/o empleados, y acompañaros a transformar vuestra forma de trabajar. La formación no sirve de nada si no conduce a una paulatina adopción, venciendo las reticencias que todo cambio lleva aparejad

Si en algo somos líderes en Scooltic, es en la importancia que le damos a la adopción, y en el compromiso que adquirimos con nuestros clientes. Y aquí tenemos reservada una estupenda noticia: podemos aprovechar el crédito formativo FUNDAE de tu empresa, para que la formación esté bonificada hasta en un 100%. 

Por otro lado, si todos tus empleados son autodidactas, pueden complementar su formación con recursos online continuamente actualizados por parte de Google. Aquí te compartimos algunos. Como verás, la oferta es amplia y variada, y es que ¡Google Workspace es mucho más que Gmail y Drive!

🎓 Centro de aprendizaje de Google Workspace

🎓 Cinco semanas para implantar Google Workspace en tu empresa

🎓 Workspace End User Learning Path

 

¿Cómo gestionar el trabajo a distancia?

El trabajo a distancia ha ganado mucha tracción, especialmente desde el confinamiento. Y Google Workspace es una herramienta clave. 

✅ Todas las empresas que trabajaban con Google Workspace pudieron continuar con su operativa durante el confinamiento.

Dado que Google Workspace es una suite basada en la nube, los empleados pueden acceder a sus documentos, correos electrónicos y otros archivos desde cualquier lugar con una conexión a internet, y con colaboración en tiempo real.

Con Google Meet,  Espacios y Chat, la comunicación se vuelve fluida, y además con una seguridad robusta incluso cuando los empleados trabajan desde ubicaciones remotas o dispositivos personales

Google Workspace se integra sin problemas con una multitud de otras aplicaciones y herramientas (es lo que conocemos como Marketplace), lo que facilita la adaptación a las necesidades específicas de cada empresa.

En pocas palabras, Google Workspace no solo facilita el trabajo a distancia, sino que lo potencia, ofreciendo una solución integral que aborda las preocupaciones de colaboración, comunicación, seguridad y gestión en un mundo cada vez más descentralizado. 🌍💼👩‍💻

¿Quieres más información? Aquí tienes un informe sobre el trabajo híbrido con Google Workspace

Buenas prácticas para bienestar y desconexión digital

Nos gusta poner mucho énfasis en este punto. Si Google Workspace se utiliza sin normas ni protocolos, los límites entre la vida personal y profesional se difuminan. 

Poder trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento, y desde cualquier dispositivo, es genial y potencia la productividad hasta límites increíbles. Pero jamás debería conducir a un uso abusivo que no respete el necesario descanso y la desconexión digital. 

Es más, la mejora en la eficiencia debiera redundar en disponer de más tiempo para planificar, pensar, rediseñar, y mejorar los procesos de la empresa, no simplemente hacer lo mismo más rápido.

Bien usado, Google Workspace permite el trabajo a distancia, mejorar la conciliación laboral y familiar, e incluso aspirar a jornadas laborales más reducidas, evitando tiempos de desplazamientos y viajes improductivos.

Cuida la salud mental y el bienestar de tus empleados. Bríndales la oportunidad de trabajar con Google Workspace, siguiendo pasos para incrementar la productividad sin detrimento del bienestar. Descarga este informe para saber más.

 

BONUS: 8 consejos Scooltic para un despliegue exitoso de Google Workspace

✅ Planifica. ¡No te lances al agua sin saber nadar! Antes de sumergirte en Google Workspace, arma un plan, asesórate y habla con empresas que hayan transformado su forma de trabajar con Google Workspace.

✅ Capacitación divertida. Organiza sesiones amenas y con momentos ¡wow! Puedes incluso gamificar la formación organizando concursos y recompensas.

✅ Selecciona tu “equipo de rescate”. Asegúrate de designar a tu equipo de “superhéroes tech”. Que todos sepan a qué compañero pueden acudir si necesitan apoyo rápido. Y por favor, que no sea sólo “el informático”, genera un equipo de personas entusiastas (tus “Google Champions”). 

✅ Liderazgo desde arriba. Necesitas que los jefazos sean los primeros usuarios de Google Workspace. Si ellos lideran el concierto, ¡todos querrán unirse!

✅ Habla clarito: Comunica, comunica y escucha. Permite que todos se sientan partícipes. La idea es que todos sepan qué está pasando, puedan opinar, aportar (y sí, también habrá críticas, pero son la mejor fuente de mejora).

✅ Roma no se hizo en un día. Toda transición lleva tiempo. Evita las formaciones largas. Espácialas. Primero Gmail, luego Drive, luego Calendar… ¡Y cuando menos lo esperes, todos estarán esperando seguir aprendiendo!

✅ Pide opiniones durante el proceso. Las críticas constructivas nos ayudan a mejorar.

✅ Cuando los empleados empiecen a utilizar Google Workspace de forma productiva, asegúrate de celebrar los éxitos. Esto ayudará a mantener el entusiasmo y la motivación.

Es normal que haya desafíos y resistencia al inicio. Con una estrategia clara y apoyo continuo, tu empresa estará en camino de aprovechar al máximo todo lo que Google Workspace tiene para ofrecer. 

Cambiar a Google Workspace puede ser un camino divertido y emocionante.

¿Lo recorremos juntos?