Programar envío en Gmail: una utilidad bastante desconocida

¿En qué consiste programar un envío en Gmail?

Seguramente en alguna ocasión te ha sucedido que hayas escrito un email y hayas tenido que esperar a enviarlo a una hora determinada o estar pendiente de algún evento para ver si lo envías o no. Pues bien, desde hace unos meses (concretamente desde abril de 2019) es posible escribir un correo electrónico en Gmail y programarlo para enviarlo más tarde. Como lo oyes.

Hasta ahora, si queríamos hacer algo así, teníamos que depender de extensiones. Una extensión no es más que un pequeño programa (también llamado «plugin» o complemento) que normalmente instalamos en nuestro navegador para mejorar el rendimiento y funcionalidades de la aplicación que complementa. Existen extensiones de casi cualquier tipo que podremos utilizar en las diferentes áreas de negocio de nuestra empresa y que podremos encontrar en la Web Chrome Store. Una de las más conocidas para este tipo de tareas era la de Boomerang. Seguramente una de las extensiones más utilizadas en Gmail y que habrá provocado que la gente de Google se haya puesto las pilas. A partir de ahora, esta funcionalidad existe de manera nativa en la aplicación de Gmail; esto es, sin necesidad de instalar nada.

¿Cómo puedo programar un envío en Gmail?

La forma de programar un envío en Gmail es bastante sencilla. Para ello, redactaremos el mensaje de igual forma que si lo fuéramos a enviar directamente (también funciona al responder a un correo), solo que ahora veremos una flecha junto al botón «Enviar» que, al hacer click con el ratón sobre ella, nos aparecerá la opción «Programar envío». Si pulsamos en el botón de «Programar envío», se nos abrirá una nueva ventana desde la que podremos elegir la fecha y hora específicas en las que deseamos enviar nuestro mensaje.

¿Dónde puedo ver o modificar los correos electrónicos programados?

Una vez hayamos programado el envío de un correo electrónico, se guardará en la carpeta «Programados» en Gmail. Los mensajes programados aparecerán en esta carpeta hasta que se envíen. Podremos acceder a los mensajes programados para editarlos, borrarlos o cambiar la fecha programada. Una vez enviados, aparecerán en la carpeta de «Enviados». Podemos tener hasta un máximo de 100 correos electrónicos programados.

Importante: Tus correos electrónicos se enviarán según la zona horaria en la que los programes.

¿Qué ventajas tiene poder programar un envío en Gmail?

Las ventajas de poder programar envíos en Gmail son múltiples. Aquí te propongo unas cuantas:

– Organizarnos de manera más eficiente en nuestro día a día, sin tener que estar pendiente de enviar correos a una determinada hora.

– Programar un email de seguimiento sobre un proyecto o asunto que tengamos pendiente.

– Respetar los horarios de los destinatarios.

– Colaborar con personas que estén en otras partes del mundo y con zonas horarias diferentes.

¿Se pueden programar envíos en Gmail desde un dispositivo móvil?

¡Por supuesto! Tanto la aplicación de Gmail de Android como de iOS nos permite programar envíos en Gmail desde nuestro dispositivo móvil. Para ello, redactaremos o contestaremos a un correo electrónico igual que lo haríamos normalmente.Tanto en Android como en iOS, arriba a la derecha, tocaremos en el botón de más opciones (los tres «puntitos») y después en «Programar envío» para seleccionar una opción.

Sin duda una funcionalidad poco conocida en Gmail que nos puede ayudar bastante en nuestro día a día. También te puede interesar el modo confidencial en Gmail o, si quieres saber más sobre Gmail o sobre el resto de herramientas de G Suite, ponte en contacto con nosotros.

Sergi López es Director de Tecnología en Scooltic. Ha trabajado durante más de una década en los grupos de colegios privados más importantes a nivel nacional e internacional. Cree en el poder de la tecnología al servicio de las personas y en que todo es posible si se tiene la actitud adecuada. Su lema es que «unas veces se gana y, otras, se aprende».