TEAMS – 12+1 novedades en la aplicación estrella de Microsoft 365

Durante el confinamiento, millones de empresas descubrieron la potencia de  TEAMS como herramienta diaria de colaboración, comunicación (mensajería y videoconferencia) y coordinación. Sin embargo, diariamente en nuestros programas de (trans)formación a clientes,  constatamos que los usuarios apenas conocen sus funcionalidades. Además, nos preguntan frecuentemente por características que necesitarían para un trabajo a distancia más efectivo.

En esta entrada os resumimos algunas de las novedades que encontraréis en los próximos meses. Recordad que si necesitáis apoyo externo para la adopción de TEAMS……nos encantará ayudaros con nuestros servicios de formación (100% bonificable FUNDAE) y consultoría para mejorar vuestra productividad personal y empresarial (ROI).

Pese a llevar ya algún tiempo incluida dentro de los servicios de Office 365, no fue hasta el confinamiento que los usuarios comenzaron a adoptarla como herramienta diaria. El número de usuarios activos reportado por Microsoft (ver gráfica) pasó de 30 a 75 millones de usuarios diarios activos en apenas 2 meses.

El crecimiento impacta, aunque aún quedan muchos usuarios de Office 365 (se estiman 285 millones en el mundo) que no lo utilizan diariamente pese a tener disponible el servicio .

Y es que si bien limitarse al uso de TEAMS para realizar videoconferencias es bastante intutitivo, no lo es tanto aprovechar el cambio de paradigma que ofrece TEAMS,  reemplazando el acceso a servidores de archivos tradicionales por espacio de almacenamiento en la nube (albergado en Share Point Online) y estructurados por EQUIPOS de trabajo y CANALES de comunicación. Por no mencionar la posibilidad de integrar cientos de aplicaciones de terceros (en esta página hay algunas de ellas) o cualquier otra aplicación web (https://) que utilicemos en nuestras empresas.

Cada semana, además, Microsoft incorpora o desvela nuevas funcionalidades que pronto disfrutaremos. Muchas de ellas fueron desveladas en su evento anual IGNITE. En este vídeo de 90 segundos puedes verlo, o si prefieres te los desgranamos a continuación.

1) Modo de visualización «Todos Juntos» que nos «saca» de la rejilla habitual y nos agrupa en un aula o auditorio.

2) Personalizar como fondo de pantalla la presentación,  mientras se sigue visualizando al presentador. 

3) Dividir la videollamada en varias videollamadas («breakout rooms«) gestionadas por el organizador.

4) Mejoras en la pizarra colaborativa Whiteboard incluida en las videoconferencias.

5) Registro de asistencia e informe final (automático) de asistencia.

6) Pedir la palabra (levantar la mano) o generar reacciones (aplausos, etc.)

7) Diseño de rejilla con hasta 7×7, o modo dinámico para enfocar al participante más relevante.

Estas son sólo algunas de las mejoras en la videoconferencia, pero TEAMS es mucho más que videoconferencias y incorporará también:

8) Gestión en TEAMS de tareas asignadas a través de Outlook To-Do o Microsoft PLANNER 

9) Integración de una INTRANET (Sharepoint Online) como aplicación principal de TEAMS

10) INSIGHTS (Workplace Analytics), una aplicación diseñada para gestionar el tiempo que estamos conectados, colaborando, descansando, y que sugiere momentos de descanso, incluso recomienda momentos de meditación 😉 y sesiones de 

11) Mejoras en STREAM (gestor de vídeos de Microsoft 365) para organizar los vídeos de las reuniones o cualquier otro vídeo de interés para los usuarios de tu organización, que accederán de forma segura y privada.

12) Firma electrónica para los documentos almacenados en TEAMS (en principio con Adobe Sign)

13) Generación de flujos automáticos con POWER AUTOMATE directamente en TEAMS, desde cero o con plantillas con las funciones más solicitadas.

Nota final: Esta entrada hace referencia a las funcionalidades para empresas , puedes ampliar información en esta publicación de Microsoft. Para centros educativos existen muchas funcionalidades adicionales que puedes consultarnos en info@scooltic.es.

Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic. Ingeniero de teleco y MBA, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información o que te ayudemos con tu proyecto de adopción de Microsoft 365, contacta con nosotros,