¿Usas Google Meet con todo su potencial? Aquí tienes 10 funciones poco conocidas

Uno de los efectos colaterales de la pandemia ha sido la adopción masiva de herramientas de videoconferencia. 

Para las empresas que tienen contratado Google Workspace (antes G Suite), desde Scooltic recomendamos utilizar Google MEET, por su sencillez de uso, y la seguridad empresarial que provee, encriptando los datos en tránsito y con sistemas avanzados de control de acceso.

Google MEET ha incorporado en los últimos meses algunas novedades (en todos los tipos de licencia) que no son muy conocidos, y que resumimos en esta entrada.

➡️ Compartir una pestaña con vídeo y audio de modo que los participantes puedan ver y escuchar  directamente el vídeo, sin retardos.

➡️ Compartir tu pantalla desde el ordenador con tu TV o proyector utilizando un Chromecast.

➡️ Rejilla de hasta 7 x 7 en modo mosaico, es decir, 49 participantes visibles en pantalla.

➡️ Presentar una pizarra compartida (Jamboard) para poder escribir o dibujar esquemas.

➡️ Difuminar o elegir un fondo de pantalla corporativo durante tu videoconferencia.

➡️ Solicitar turno de palabra (levantar la mano ✋) y en breve más tipos de reacciones 👏   👍  

➡️ Transcripción automática de la conversación (subtítulos) 

Si además dispones de licencias más completas como la Workspace Business Standard o Workspace Business Plus, disfrutarás de estas funciones adicionales

✅ Grabación de reuniones.

✅ «Breakout rooms» para dividir la reunión en grupos de trabajo temporales, gestionados por el moderador.

✅ Encuestas rápidas (Quizzes) desde el apartado de Chat.

 

Esperamos que esta entrada te haya sorprendido con alguna nueva función. Y ya sabes, si quieres ampliar información o que te ayudemos a desplegar o mejorar tu proyecto de Google Workspace, contacta con nosotros.

 

Esta entrada hace referencia a las funcionalidades para empresas. Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic. Ingeniero de teleco y MBA, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos.

Accede con tu cuenta de Google Workspace a otras aplicaciones web utilizando Single Sign On (SSO)

¿Sabías que puedes utilizar tu cuenta de Google Workspace para acceder a miles de aplicaciones web utilizando Single Sign On (SSO)?

Diferentes estudios indican que un trabajador medio utiliza alrededor de una docena de aplicaciones web cada día. Eso significa tener que gestionar varios nombres de usuario y contraseñas pero, con Google Workspace todo eso simplemente desaparece; puedes utilizar Google Workspace y Single Sign On (SSO). Utilizando el Directorio de Google como Proveedor de Identidad (o IdP por sus siglas en inglés) los usuarios de Google Workspace de tu dominio pueden utilizar sus credenciales de Google para iniciar sesión en una infinidad de aplicaciones web en la nube, sin necesidad de utilizar diferentes nombres de usuario y contraseñas.

¿Qué es Single Sign On?

Single Sign On, conocido también como SSO por sus siglas en inglés, permite a los usuarios tener acceso a múltiples aplicaciones ingresando solo con una cuenta a los diferentes sistemas y recursos. El SSO es de gran utilidad cuando existen diferentes sistemas a los que es posible acceder mediante un único usuario y contraseña y se desea evitar el ingreso repetitivo de estas cada vez que el usuario se desconecte del servicio. Para los usuarios supone una gran comodidad ya que identificándose solo una vez es posible mantener la sesión válida para el resto de las aplicaciones que hacen uso del SSO.

¿Cómo utiliza Google Workspace SSO?

Integrado en la Consola de Google Workspace existen más de 200 configuraciones SSO pre-definidas para las aplicaciones web más comunes. Además, si la aplicación a la que necesitas acceder no está en ese listado, puedes crear tu propia integración. Google Workspace SSO incluye soporte para el proveedor de identidad OpenID Connect (OIDC), así como para Security Assertion Markup Language (SAML) 2.0. Una vez configures el acceso a estas aplicaciones web desde tu Consola de Google Workspace, los usuarios de tu dominio accederán automáticamente a dichas aplicaciones, sin necesidar de utilizar otros credenciales más que los de su propia cuenta de Google.

Además de eso, el Administrador podrá utilizar Google Workspace SSO para dar o quitar el acceso de un usuario a varias apliaciones de una vez, sin tener que ir una por una, con lo que se facilita mucho la gestión de usuarios y permisos a las aplicaciones que utiliceis habitualmente en vuestra organización.

Si necesitas más información sobre cómo configurar SSO como proveedor de identidad en tu consola de Google Workspace, ponte en contacto con nosotros.

Sergi López OrdúñezSergi López es Director de Tecnología en Scooltic. Ha trabajado durante más de una década en los grupos de colegios privados más importantes a nivel nacional e internacional. Cree en el poder de la tecnología al servicio de las personas y en que todo es posible si se tiene la actitud adecuada. Su lema es que «unas veces se gana y, otras, se aprende». Puedes seguirlo en Twitter y LinkedIn.

 

Microsoft TEAMS y Google MEET gratis hasta Septiembre para TODOS

Muchas son las iniciativas que están surgiendo para facilitar a las empresas la adopción rápida de soluciones de teletrabajo, colaboración y videoconferencia.

De entre ellas, me gustaría destacar estas 2 iniciativas gratuitas de Microsoft y Google, los líderes en soluciones colaborativas en la nube en entorno empresarial.

Microsoft ofrece TEAMS totalmente gratis para empresas (o AAPP) durante 6 meses, accediendo de modo seguro y corporativo con tu misma cuenta de correo electrónico corporativa (no confundir con la opción de TEAMS gratuita para usuarios particulares).

-Si ya dispones de una suscripción Office 365 probablemente ya tengas incluido TEAMS en tus aplicaciones corporativas.

-Si no tienes una suscripción de Office 365, también puedes activarlo.  Contacta con nosotros y te informaremos sin coste alguno de tus opciones para disponer de TEAMS.

¿Aún no has probado TEAMS? Con este vídeo de 90 segundos (en inglés) te puedes hacer una idea.  Resumiendo (mucho), es una aplicación que concentra todas las necesidades de comunicación (mensajería o videoconferencia) , documentos de trabajo colaborativos, y agenda compartida. Y además, puedes integrar otras herramientas de uso habitual en tu empresa.

 

Por su parte, Google acaba de anunciar que cualquier empresa (o AAPP) podrá acceder a su solución corporativa profesional de videoconferencia Google Meet hasta 30 de Septiembre. (No confundir con Google Hangouts que es la solución para usuarios particulares, mucho más limitada).

-Si ya dispones de una suscripción G Suite, estupendo,  ya tienes acceso. Además, temporalmente, tienes la funcionalidad de  grabación de reuniones y eventos en vivo.

-Si no tienes G Suite y quieres acceder a Meet, contacta con nosotros y te informaremos sin coste algo.

Este vídeo de 90 segundos (en inglés con subtítulos) resume cómo integrar videoconferencias en tu rutina diaria de un modo muy sencillo.

En esta entrada te hemos mostrado las soluciones gratuitas que más nos están demandando estos días, PYMES o organizaciones de cualquier tamaño.

Si quieres conocer soluciones tecnológicas más complejas, te invitamos a consultar la página 41 de este completo informe elaborado por el Centro Criptológico Nacional, en el que ncontrarás servicios avanzados de ciberseguridad y acceso remoto con condiciones y ofertas especiales por el COVID-19.

Teniendo en cuenta todo  anterior, resulta muy poco recomendable poner en riesgo la seguridad de vuestra información corporativa trabajando con soluciones domésticas (Whatsapp, Duo, Dropbox y Drive personal….).

Ahora es el momento de preparar tu organización para un escenario incierto, en el que el teletrabajo y la colaboración van a tener un papel predominante.

Podemos ayudarte a organizar mejor tu organización con estas soluciones. ¿Hablamos?

 

Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic. Ingeniero de teleco, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información o que te ayudemos con tu proyecto de transformación digital, contacta con nosotros

 

 

 

 

Mejora tu uso de G Suite durante el confinamiento

Cuando trabajamos en la nube, como G Suite, cada día aparecen nuevas funcionalidades -la mayoría requeridas por los propios usuarios- y conviene mantenerse actualizado. Lo que no es sencillo, con la cantidad de novedades que añade Google, y el ajetreo diario.

El confinamiento puede que nos permita disponer de más espacio para dedicar tiempo a nuestro propio desarrollo profesional. Si una de las tareas pendientes que tenías era profundizar en el uso de G Suite, en esta entrada recopilamos algunos recursos de aprendizaje.

Aprenderás a exprimir tu uso de G Suite, a dejar atrás el papel, a ahorrar tiempo y dinero.

Si quieres acreditar tu conocimiento, puedes ser de los primeros en obtener la certificación «Google Cloud Certified in G Suite», cuyos contenidos puedes explorar aquí. En esta página puedes prepararte online

 

Otra opción para «aprender haciendo» es realizar el lab de práctica de la certificación de G Suite en Qwiklabs, donde también podrás encontrar «labs» de aprendizaje y práctica de buena parte de la miríada de servicios de GCP (Google Cloud Platform).

Por supuesto, la mejor opción que podemos recomendarte desde Scooltic es que te formes con nosotros.  Disponemos de formadores certificados (Google Trainer), que dedican mucho tiempo a actualizarse, preparar contenidos adaptados a tu empresa, y actividades divertidas y gamificadas para que la formación sea útil y amena.  Si te animas, contacta en info@scooltic.es

Aprovecha estas semanas para convertirte en un experto en G Suite.

 

Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic. Ingeniero de teleco, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información o que te ayudemos con tu proyecto de transformación digital, contacta con nosotros.

 

 

 

Dale una nueva vida a tus ordenadores en desuso.

Estos días de confinamiento, muchos nos hemos visto desbordados por la necesidad de ordenadores en casa:

-Para mantener nuestra actividad o la de nuestras parejas con teletrabajo

-Para que nuestros hijos puedan realizar sus tareas y atender videoconferencias.

En esta entrada te explicamos cómo puedes dar una nueva vida a un equipo totalmente obsoleto que tengas en desuso. Así que si tienes algún viejo equipo en el trastero, te gusta trastear, y dispones 30 minutos, puedes convertirlo en un dispositivo adecuado para navegar y trabajar en la nube. Como un Chromebook.

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Consejos para usar Google MEET durante el teletrabajo

 

Como usuario de G Suite, probablemente estas semanas has contribuido a los 2 millones de minutos de videoconferencias que ¡diariamente! se están realizando a través de Google Meet.

En esta entrada te damos algunos consejos para mejorar la funcionalidad de la herramienta y -por si te interesa- algunas pinceladas sobre seguridad de la misma, dado que hay bastante polémica con otras herramientas de videoconferencia como Zoom.

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¿Está tu empresa preparada para tener continuidad trabajando en remoto?

En el mundo actual, no tiene sentido que los empleados estén atados a una oficina para poder trabajar. Las empresas deben proveer herramientas más flexibles y accesibles, y escenarios más inteligentes para permitir el trabajo compartido desde diferentes ubicaciones.

Estos días, por la crisis del coronavirus,  estamos asistiendo a muchas experiencias de teletrabajo, algunas impulsadas por la Administración Pública,  como en la Comunidad de Madrid,  y en también empresas privadas que realizan simulacros de continuidad, como  Vodafone el pasado viernes con 2.200 empleados trabajando desde casa.

 

Si llega el caso… ¿está tu empresa y tu personal preparado?

Tenemos una buena noticia: Como empresa usuaria de G Suite (antes Google Apps) ya dispones de la tecnología necesaria para poder realizar multitud de tareas en remoto. Además Google ahora ofrece de manera gratuita funcionalidades «premium» hasta el 1 de Julio, dentro de su compromiso por el COVID-19

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Este es el mejor momento para comprobar que G Suite es mucho más que un correo seguro y un espacio de almacenamiento; y de poner en valor las posibilidades que te ofrece G Suite:

Con un Plan de Continuidad, y con la potencia de GSuite podrás:

-Acceder al correo electrónico desde cualquier dispositivo, sin necesidad de complejidad técnica.

–Elaborar documentos de cualquier tipo (ofertas, presupuestos, pedidos…) sin necesidad de instalar nada en los dispositivos personales o privados de tus empleados.

-Organizar videoconferencias con tu equipo, tus clientes o tus proveedores de forma rápida, sencilla y efectiva. Sin instalar ninguna aplicación.

–Registrar información en tiempo real en documentos colaborativos, que podrás sincronizar o volcar con tus sistemas de información locales.

-Preparar una web rápida y actualizada en tiempo real con información importante para tu equipo, clientes o proveedores.

-Crear formularios para recopilar información, realizar encuestas o recabar opiniones y analizar los datos de manera automatizada.

Para nosotros esto no es una novedad, porque siempre hemos trabajado así. Desde casa, la oficina, la playa, o instalaciones de un cliente o proveedor. La ubicación jamás nos limita nuestra productividad. Incluso me atrevo a decir que nos permite ser más productivos y nos ayuda a equilibrar mejor nuestra vida profesional y personal.

¿Nos permites explicarte cómo, para ponerlo en práctica en tu empresa?

Hemos diseñado un “programa exprés” de adopción de G Suite para teletrabajo que nos permitirá, tras una toma de requerimientos, y en una mañana o una tarde (intensiva e intensa) con tu equipo de trabajo, prepararos para un escenario de trabajo remoto.

Si quieres que te ayudemos a organizarlo, contacta con nosotros en info@scooltic.es y te propondremos una oferta personalizada.

Y si ya estás utilizando toda la potencia de G Suite, ¡enhorabuena!. Estás mucho más preparado ante contingencias que las empresas que aún no han dado el salto a la nube.

 

Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic. Ingeniero de teleco, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información o que te ayudemos con tu proyecto de transformación digital, contacta con nosotros.

 

Complementos de G Suite o cómo utilizar aplicaciones de terceros en G Suite

¿Qué es un complemento de G Suite?

Los complementos de G Suite son aplicaciones de terceros que nos permiten conectarnos para poder trabajar directamente desde la aplicación de G Suite que estemos utilizando. De esta forma, no tendremos que alternar entre una aplicación y otra y podremos acceder a nuestra aplicación directamente, sin salir de nuestra pestaña. Los complementos muestran información importante y sugieren acciones en función del trabajo que estemos realizando.

¿Cómo puedo tener acceso a los complementos de G Suite?

Los complementos de G Suite están disponibles y se pueden instalar desde G Suite Marketplace.

¿Cómo se utilizan los complementos en G Suite?

Para utilizar aplicaciones de terceros en G Suite, basta con ir al menú de la derecha de nuestra ventana, en Gmail, Calendario o Google Drive. Ahí encontraremos, de forma predeterminada, iconos para acceder a las aplicaciones de Calendario, Keep (Notas) y Tareas. Si instalamos una aplicación de terceros, nos aparecerá debajo de esos tres iconos, como un acceso directo más al cual accederemos sin salir de la aplicación.

¿Cómo se instalan aplicaciones de G Suite Marketplace en mi dominio?

Si eres Administrador de tu dominio de G Suite, puedes controlar las aplicaciones de Marketplace que los usuarios pueden instalar. De esta forma, podrás instalar para todos los usuarios, un grupo determinado o Unidad Organizativa, las aplicaciones de terceros que utilicéis en vuestra empresa. Esto facilita los flujos de trabajo que requieren aplicaciones de terceros ya que se pueden ejecutar en G Suite, lo que permite que los usuarios y los equipos utilicen las aplicaciones que quieran sin salir de este servicio. Por el momento, se puede acceder a los complementos de G Suite en Calendario, Gmail y Google Drive. Más adelante este año, se incorporará la compatibilidad con otros productos de G Suite.

Con esta funcionalidad, podemos integrar nuestras aplicaciones de terceros directamente en nuestro entorno G Suite, lo cual nos ayudará a mejorar nuestra productividad y la de nuestros empleados. Si quieres saber más sobre cómo gestionar aplicaciones en tu Consola de Administración de G Suite o sobre el resto de herramientas, ponte en contacto con nosotros.

Sergi López OrdúñezSergi López es Director de Tecnología en Scooltic. Ha trabajado durante más de una década en los grupos de colegios privados más importantes a nivel nacional e internacional. Cree en el poder de la tecnología al servicio de las personas y en que todo es posible si se tiene la actitud adecuada. Su lema es que «unas veces se gana y, otras, se aprende». Puedes seguirlo en Twitter y LinkedIn.

 

Recursos formativos gratuitos para exprimir Gsuite

 

Cuando trabajamos en la nube, como GSuite, cada día aparecen nuevas funcionalidades -la mayoría requeridas por los propios usuarios- y conviene mantenerse actualizado. Lo que no es sencillo, con la cantidad de novedades que añade Google.

La mejor opción que podemos recomendarte desde Scooltic es… que te formes con nosotros, ¡claro!.

Disponemos de formadores certificados (Google Trainer), que dedican mucho tiempo a actualizarse, preparar contenidos adaptados a tu empresa, y actividades divertidas y gamificadas para que la formación sea útil y amena. Y además, con crédito formativo (Fundae) puedes bonificarla al 100%.  ¿Te animas? Contacta con nosotros en info@scooltic.es.

Aprenderás a exprimir tu uso de GSuite, a dejar atrás el papel, a ahorrar tiempo y dinero.

Y si quieres acreditar tu conocimiento, podrás ser de los primeros en obtener la certificación «Google Cloud Certified in Certified», cuyos contenidos puedes explorar aquí (e incluso prepararte online, si prefieres dedicar 10 horas  a tu ritmo)

 

Otra opción para profundizar en GSuite es realizar el lab de práctica de la certificación de G Suite en Qwiklabs, donde también podrás encontrar «labs» de aprendizaje y práctica de buena parte de la miríada de servicios de GCP (Google Cloud Platform).

¡Anímate y sigue conociendo el universo de servicios Google!

 

Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic. Ingeniero de teleco, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información o que te ayudemos con tu proyecto de transformación digital, contacta con nosotros.