2 de Agosto – Obligaciones de transparencia en IA y servicios digitales – Reglamento UE 2026/1744 (Omnibus digital sobre IA)

1. Introducción: un nuevo terreno de juego para la IA empresarial.

Hoy no es un día más en el calendario regulatorio europeo. La entrada en vigor del Reglamento (UE) 2026/1744, conocido como Ómnibus digital sobre IA, reordena de forma inmediata el mapa de obligaciones que afecta a cualquier empresa que desarrolle, integre o utilice inteligencia artificial en Europa. A partir de hoy, se aplazan determinadas exigencias de alto riesgo del AI Act, se refuerzan competencias institucionales, se introducen nuevas prácticas prohibidas y se confirma que las obligaciones de transparencia del artículo 50 entran en vigor el 2 de agosto de 2026.

La relevancia no reside solo en el Ómnibus sino en la sucesión acelerada de normas, guías y desarrollos institucionales que están convergiendo en las últimas semanas: las directrices europeas sobre transparencia de contenido generado con IA, el Code of Practice, la futura Ley española para el buen uso y la gobernanza de la IA con AESIA como autoridad de referencia, la activación del deber de alfabetización del artículo 4, la actualización del régimen de prácticas prohibidas del artículo 5 y, en paralelo, la prórroga del denominado “Chat Control 1.0” mientras sigue abierta la discusión sobre un eventual marco estructural más intrusivo.

Desde mi visión y experiencia como jurista legaltech he preparado este dossier para que las empresas puedan ordenar ese nuevo escenario, entender qué cambia hoy, qué obligaciones exigen decisiones inmediatas, cómo se traducen en reputación y marca, y qué pasos deben priorizarse para estar en la parte visible del cumplimiento, no sólo en la parte mínima del riesgo.

2. Ómnibus digital: cómo reordena el AI Act.

El Reglamento (UE) 2026/1744 se publicó en el DOUE el 24 de julio y entra en vigor el 27 de julio de 2026. No es un nuevo reglamento de IA, sino una reforma del AI Act y de otros instrumentos sectoriales. Sus objetivos son:

  • Reordenar el calendario de las obligaciones de alto riesgo para dar más margen a empresas y administraciones.
  • Refinar la gobernanza del AI Act, clarificando el papel de la AI Office y de las autoridades nacionales de vigilancia de mercado.
  • Evitar solapamientos con normas de producto ya existentes (maquinaria, dispositivos médicos, aviación, etc.).

El Ómnibus no rebaja el nivel de exigencia; lo hace más aplicable y predecible.

3 . Calendario tras el Ómnibus: transparencia ahora, alto riesgo después.

Tras el Ómnibus, las fechas clave pueden sintetizarse así:

  • 2 de agosto de 2026
    • Se activan las obligaciones de transparencia del artículo 50 y el régimen para sistemas de riesgo limitado.
    • No hay moratoria para chatbots, avisos de interacción, etiquetado de deepfakes, textos de interés público y avisos sobre biometría/emociones.
  • 2 de diciembre de 2026
    • Fecha límite para que los sistemas generativos ya en el mercado antes del 2 de agosto adapten su marcado técnico conforme al artículo 50.2 (watermarks, metadatos legibles por máquina).
  • 2 de diciembre de 2027
    • Se desplazan aquí las obligaciones para sistemas de alto riesgo autónomos (anexo III: HR, educación, servicios esenciales, etc.).
  • 2 de agosto de 2028
    • Entran en vigor plenamente las obligaciones para sistemas de alto riesgo integrados en productos regulados (anexo I: dispositivos médicos, maquinaria, vehículos).

En resumen: 2026 es el año de la transparencia y alfabetización, mientras que 2027–2028 concentran el despliegue del alto riesgo.

4. Cambios horizontales introducidos por el Ómnibus digital: transparencia, alfabetización y prácticas prohibidas.

El Ómnibus digital no solo mueve fechas de alto riesgo: también consolida un núcleo de obligaciones horizontales que afectan a casi cualquier empresa que use IA generativa o interactiva. Ese núcleo se articula alrededor de tres piezas del AI Act: artículo 50 (transparencia), artículo 4 (alfabetización) y artículo 5 (prácticas prohibidas).

4.1. Transparencia del artículo 50: qué entra en agosto y qué se desplaza a diciembre

El artículo 50 se dirige a situaciones concretas en las que la IA afecta a cómo las personas perciben interacción o contenido. Obliga a:

  • Informar de interacción con IA
    Cuando una persona interactúa con un chatbot o sistema de IA (web, app, servicios), salvo que sea obvio.
  • Marcar técnicamente contenidos sintéticos
    Audio, imagen, vídeo y texto generados o manipulados con IA en determinados contextos deben llevar marcas técnicas legibles por máquina (watermarks, metadatos).
  • Advertir sobre reconocimiento de emociones y biometría
    Informar cuando se usan técnicas de reconocimiento de emociones o categorización biométrica, en tiempo real o análisis posterior.
  • Etiquetar deepfakes y textos de interés público
    Identificar claramente contenidos que puedan confundirse con material real (deepfakes) y textos generados con IA sobre asuntos de interés público.

El Ómnibus no aplaza estas obligaciones: son exigibles desde el 2 de agosto de 2026 para proveedores y empresas usuarias.

En cuanto a calendario y transición:

  • Sin retroactividad: no hay obligación de etiquetar retroactivamente contenidos generados antes del 2 de agosto, aunque la Comisión anima a hacerlo cuando sea posible.
  • Periodo transitorio de marcado técnico: el margen hasta el 2 de diciembre de 2026 se limita al marcado técnico de salidas de sistemas generativos ya en el mercado antes de agosto; el resto de obligaciones de transparencia aplica desde el 2 de agosto sin moratoria.

4.2. Obligaciones prácticas para proveedores y empresas usuarias

Proveedores (quien desarrolla o comercializa sistemas de IA) deben:

  • Diseñar sistemas que permitan avisos claros de interacción con IA desde la primera interacción.
  • Incorporar marcas técnicas legibles por máquina en las salidas sintéticas.
  • Ajustar estos mecanismos antes de diciembre de 2026 para sistemas generativos preexistentes, sin detener la adaptación.

Empresas usuarias (deployers) que despliegan IA en su actividad —aunque usen modelos de terceros— deben:

  • Informar cuando las personas interactúan con IA (chatbots, asistentes, avatares).]
  • Avisar sobre el uso de reconocimiento de emociones/biometría, explicando su finalidad.
  • Etiquetar deepfakes con avisos y rótulos visibles, no sólo técnicos.
  • Identificar textos generados o manipulados con IA sobre asuntos de interés público, salvo revisión humana sustantiva y responsabilidad editorial clara.

La excepción editorial permite no etiquetar textos generados con IA si han pasado por una revisión humana sustantiva con control editorial real y alguien asume responsabilidad explícita; no basta una mera corrección ortográfica.

4.3. Deber de alfabetización en IA (artículo 4): la otra pieza horizontal

El Ómnibus refuerza el enfoque del AI Act como marco de gobernanza, donde el artículo 4 sobre alfabetización en IA se convierte en la otra obligación horizontal relevante para empresas.

Este artículo exige que proveedores y deployers:

  • Tomen medidas para garantizar un nivel suficiente de conocimiento y comprensión en IA entre su personal y otras personas que operan o utilizan sistemas de IA en su nombre.
  • Adapten esas medidas al tipo de sistema, contexto de uso y perfil de usuarios (desarrolladores, comerciales, soporte, etc.).

En la práctica, esto significa:

  • Inventariar sistemas de IA y personas que los manejan.
  • Implantar programas de formación interna sobre qué es IA, cómo funciona, riesgos, obligaciones y buenas prácticas.
  • Documentar estas acciones como parte del programa de cumplimiento, de cara a futuras verificaciones de AESIA y otras autoridades de vigilancia de mercado.

 

4.4. Refuerzo del artículo 5: nuevas prácticas prohibidas a partir de diciembre

Finalmente, el Ómnibus introduce un cambio de fondo en el artículo 5 del AI Act, añadiendo dos nuevas prácticas prohibidas con aplicación desde el 2 de diciembre de 2026.

Quedarán prohibidos los sistemas de IA que:

  • Generen o manipulen contenido íntimo o sexual no consentido de personas identificables (imágenes, vídeo, audio realistas): deepfakes sexuales, herramientas de “nudificación”, etc.
  • Generen o manipulen material de abuso sexual infantil o contenido equiparable, incluyendo herramientas diseñadas para ese fin o comercializadas sin salvaguardas razonables para evitar ese resultado.

La novedad jurídica es que no sólo se prohíben los sistemas creados explícitamente para esos fines, sino también aquellos que se ponen en el mercado sin medidas de seguridad razonables para impedir ese uso ilícito.

En términos prácticos, de aquí a diciembre de 2026 las empresas deberán revisar:

  • Herramientas de generación de imagen, vídeo y audio que puedan ser utilizadas para “nudificación” o deepfakes sexuales.
  • Casos de uso de marketing, formación, entretenimiento o personalización audiovisual que representen personas reales.
  • Contratos con proveedores de modelos fundacionales y APIs, incluyendo cláusulas sobre usos prohibidos y salvaguardas.
  • Mecanismos de moderación, filtros y bloqueos que eviten activamente ese tipo de outputs.

Así, diciembre de 2026 deja de ser sólo una fecha de cierre técnico del marcado: se convierte en un hito de cierre regulatorio duro para determinados usos generativos especialmente sensibles.

5. Code of Practice y sello europeo de transparencia.

5.1. Función y contenido

El Code of Practice on Transparency of AI-Generated Content es un instrumento voluntario diseñado para apoyar el cumplimiento del artículo 50.

Traduce las obligaciones legales en prácticas concretas de etiquetado, marcado y comunicación.

  • Ha sido avalado como herramienta adecuada por la Comisión y el AI Board, pendiente de evaluación formal de su “adecuación suficiente”.
  • Introduce un conjunto de iconos comunes europeos y directrices visuales para identificar contenido generado o manipulado por IA.

5.2. Plazos y adhesión

  • Las organizaciones que firmen antes del 27 de julio de 2026, 18:00 CEST aparecerán en la lista inicial de signatarios, publicada antes de la entrada en aplicación plena del artículo 50.]
  • Es posible adherirse en cualquier momento posterior, pero sin la visibilidad de esa “primera ola”.

Para empresas con un volumen relevante de contenido sintético, la adhesión al código es una palanca reputacional y una forma ordenada de demostrar diligencia ante clientes y autoridades. Ya se han adherido grandes organizaciones como Microsoft, Adobe, Google, LinkedIn, etc.

6. España: futura Ley de IA, AESIA y delegado de IA

6.1. Objetivo y enfoque del proyecto de ley

El Proyecto de Ley Orgánica para el buen uso y la gobernanza de la IA busca adaptar el ordenamiento español al AI Act, combinando supervisión humana con impulso a una innovación segura.

Sus puntos clave:

  • Establecer una gobernanza nacional con autoridades notificantes y de vigilancia de mercado para distintos tipos de sistemas.
  • Introducir un régimen sancionador específico en IA, con niveles de infracción y sanciones alineados con el AI Act (hasta 35 millones de euros o el 7% del volumen global para prácticas más graves).
  • Reforzar supervisión humana y protección de derechos fundamentales, especialmente en ámbitos que afectan a menores y servicios públicos.

La ley está en fase parlamentaria; no es aún vigente, pero marca con claridad la dirección española.

6.2. AESIA: autoridad sancionadora y asimetría público-privado

El proyecto sitúa a la Agencia Española de Supervisión de la Inteligencia Artificial (AESIA) como autoridad central:

  • AESIA será vigilancia de mercado principal para sistemas no ligados a productos regulados (empleo, biometría, educación, servicios digitales).
  • Podrá abrir procedimientos sancionadores, exigir medidas correctoras, ordenar retirada o prohibición de uso de sistemas y publicar sanciones con comunicación a la Comisión Europea.
  • Las sanciones económicas previstas se dirigen principalmente a empresas; la Administración pública queda sujeta a medidas no pecuniarias (apercibimientos, correcciones), lo que genera una asimetría criticada por parte de expertos y organizaciones de usuarios.

Para el sector privado, esto significa que el núcleo sancionador de IA en España apunta directamente a las empresas, con AESIA como interlocutor clave.

6.3. Delegado de IA y posible homólogo en empresas

La ley introduce la figura del delegado de IA en el sector público estatal:

  • Coordina la identificación y registro de sistemas de IA utilizados por la Administración.
  • Asesora en contratación y proyectos sobre clasificación de riesgo, supervisión humana, trazabilidad y transparencia.
  • Actúa como punto de contacto interno y externo en materia de gobernanza de IA.

Aunque se dirige al sector público, esta figura anticipa lo que muchas empresas terminarán haciendo de facto: crear un rol de AI Governance Lead o AI Compliance Officer que:

  • Inventariar y clasifique los sistemas de IA corporativos.
  • Coordine Legal, Compliance, Tecnología, Negocio y RR. HH. en decisiones sobre IA.
  • Diseñe políticas de supervisión humana, documentación de decisiones algorítmicas y gestión de reclamaciones, además de la relación con AESIA, AEPD y otros reguladores.

Para empresas que quieren diferenciarse en gobernanza responsable, replicar esta figura es una señal clara de compromiso

7. Escaneo de comunicaciones en la UE: controversia regulatoria y diferencias entre “Chat Control 1.0” y “Chat Control 2.0”

7.1. Por qué este debate importa a las empresas

Aunque “Chat Control” es un nombre coloquial y no el nombre formal de la norma, se ha consolidado como la etiqueta con la que se conoce en Europa el debate sobre el escaneo de comunicaciones privadas para detectar abuso sexual infantil en línea. Para empresas que operan servicios de mensajería, correo, cloud, plataformas colaborativas o entornos con contenido generado por usuarios, esta discusión es estratégica porque afecta a privacidad, arquitectura técnica, cifrado y confianza del usuario.

7.2. Qué es “Chat Control 1.0”

Lo que suele llamarse “Chat Control 1.0” es, en realidad, una derogación temporal del marco ePrivacy que permite a determinados prestadores detectar voluntariamente material de abuso sexual infantil en sus servicios. Sus rasgos principales son:

  • Es un régimen temporal y excepcional, no un marco permanente.
  • Permite el escaneo voluntario, no impone una obligación general de escanear todas las comunicaciones.
  • Se ha prorrogado hasta el 3 de abril de 2028, precisamente para evitar un vacío mientras continúa la negociación de una regulación estructural.
  • La gran controversia es que, aun siendo voluntario, normaliza la idea de que servicios privados pueden analizar comunicaciones personales en nombre de una finalidad legítima, abriendo un precedente delicado en materia de privacidad y secreto de las comunicaciones.

Desde una óptica empresarial, el punto crítico es reputacional: aunque una plataforma pueda acogerse legalmente a ese régimen, hacerlo o no hacerlo no es una decisión neutra ante usuarios, clientes corporativos o defensores de derechos digitales.

7.3. Qué se entiende por “Chat Control 2.0”

Bajo la expresión “Chat Control 2.0” se agrupan las propuestas para crear un régimen permanente y estructural de prevención y detección de abuso sexual infantil en línea. A diferencia del régimen temporal anterior, el objetivo aquí no es habilitar una excepción puntual, sino diseñar obligaciones regulatorias estables para plataformas y servicios digitales.

Las primeras versiones de esta propuesta fueron mucho más controvertidas porque contemplaban, de forma directa o indirecta, obligaciones de escaneo más amplias, con riesgo potencial de afectar incluso a servicios con cifrado de extremo a extremo. Esa posibilidad desencadenó una reacción intensa de organizaciones de privacidad, expertos en ciberseguridad y parte del sector tecnológico, al considerar que podría erosionar la seguridad de las comunicaciones y abrir la puerta a mecanismos equivalentes a una “puerta trasera”.

7.4. Diferencias clave entre 1.0 y 2.0

La diferencia esencial puede resumirse así:

  • Chat Control 1.0: excepción temporal, voluntaria, pensada para permitir que ciertas plataformas sigan detectando contenido ilícito sin incumplir ePrivacy.
  • Chat Control 2.0: intento de crear un marco permanente, más estructurado y potencialmente más intrusivo, con obligaciones de riesgo, detección y mitigación mucho más exigentes para los proveedores.

Desde el punto de vista de negocio, eso significa:

  • El 1.0 afecta sobre todo a la política de moderación y a la decisión de acogerse o no a un escaneo voluntario.
  • El 2.0 podría afectar al propio diseño del servicio, a la arquitectura de cifrado, a los procesos de verificación de edad, a los costes de compliance y a la forma en que la empresa comunica su compromiso con privacidad y seguridad.

7.5. Qué deberían vigilar ahora las empresas

Para empresas que gestionan comunicaciones o alojan contenido de usuarios, la recomendación jurídica y estratégica es clara:

  • Seguir de cerca la evolución legislativa del futuro marco permanente.
  • Evaluar el impacto potencial sobre cifrado, moderación de contenidos, retención de evidencias y políticas de privacidad.
  • Preparar una posición corporativa coherente sobre el equilibrio entre protección de menores, privacidad, seguridad técnica y confianza del usuario.

El verdadero riesgo no está solo en la obligación jurídica futura, sino en llegar tarde a una discusión que ya está redefiniendo qué se espera de las plataformas en Europa.

Conclusión: posicionarse en la parte visible del cumplimiento

Desde la perspectiva de un senior legal advisor en LegalTech, el mensaje final es claro:

  • El Ómnibus digital no “relaja” el AI Act; simplemente ordena los tiempos, situando transparencia y alfabetización en 2026 y alto riesgo en 2027–2028.
  • El artículo 50 —junto con el Code of Practice— marca el nuevo mínimo reputacional en interacción, contenidos y comunicación: la transparencia deja de ser opcional.
  • La futura Ley Orgánica española, la capacidad sancionadora de AESIA y la figura del delegado de IA anticipan un modelo donde la supervisión humana, la protección de derechos y la documentación serán tan importantes como la propia innovación.
  • El debate sobre Chat Control demuestra que la discusión sobre seguridad y privacidad en comunicaciones no es teórica: impacta en confianza de usuarios, narrativa pública y posicionamiento de marca.
  • Las empresas que integren desde hoy alfabetización en IA, transparencia, gobernanza interna (delegado o figura equivalente), extrema prudencia en usos sensibles (deepfakes sexuales, biometría, menores) y una estrategia clara frente a estos marcos serán las mejor situadas para competir en un entorno donde la confianza en la IA será un activo tan valioso como la tecnología que despliegan.

 

 

Beatriz del Toro, LegalTech Advisor. Jurista especializada en regulación tecnológica, protección de datos y gobernanza de inteligencia artificial. Head of Legal & Compliance de StratIA Global, Miembro de la Junta de Gobierno en la Asociación Territorio Compliance, asesora y formadora en Legalidad e IA a empresas públicas y privadas, entre ellas el Ministerio de Hacienda español. Investiga y escribe artículos sobre Derecho, geopolítica, ética e IA en medios como negocios.com, Leaders Radar, Economist&Jurist o Skiller Academy, entre otros. Contacto:  beatrizdeltorolegal.com

Gemini disponible en Google for Education y Google Classroom: Estupendo…pero con criterio

Durante estos meses de vacaciones, Google ha anunciado (enlace al blog oficial) que todas las ediciones de Google for Education, incluso las gratuitas (Edición «Fundamentals») tendrán acceso por defecto a Gemini, la IA generativa de Google. En este sentido, Google se alinea con su estrategia en empresas, en el que se incluye la IA generativa en todas las ediciones.

Las licencias de pago tendrán algunas funcionalidades adicionales.

Nos alegra que todos (docentes, PAS y todo el alumnado), tengan ahora la posibilidad de utilizar IA generativa, para evitar que la IA generativa solo esté al alcance de quien pueda pagarla, y reducir la #brechadigital.

Desde este mes encontraréis que tenéis acceso, seguro y protegido a:

👉 Gemini APP (Gemini.google.com)
👉 Gemini integrado en Google Classroom

¿Significa eso que debemos usarlas y ponerlas a disposición de todo el profesorado, todo el personal de administración y servicios, y todo el alumnado, de forma inminente? En nuestra opinión, la respuesta es un NO ROTUNDO.

La IA generativa es amable, complaciente, y está diseñada para ofrecer respuestas plausibles y con apariencia de veracidad. Pero es incapaz de distinguir lo correcto de lo incorrecto, actúa más bien de un modo probabilístico, y si no sabe algo, es muy proclive a inventárselo (es lo que se conoce como «alucinaciones de la IA»)

¿Quién debería tener acceso, entonces, a la IA generativa? Todo aquel que haya demostrado que es capaz de hacer peticiones correctas a la IA («prompts»), verificar la veracidad de las respuestas, las fuentes de las que se ha nutrido, y aporte una capa de pensamiento crítico a cualquier afirmación que devuelva la IA generativa. En este sentido, os comparto esta imagen que me parece muy ilustrativa (en esta entrada de LinkedIn podéis ver la autoría de la misma).

Como ejemplo, en una entidad enorme como el BBVA, con más de 100.000 empleados, cuando un empleado solicita acceso a la IA Gemini, debe superar un curso previo. Otras empresas más audaces (o irresponsables), han permitido a cualquier hacer uso de ella, sin pensar en las consecuencias, que pueden tener impacto económico, reputacional, e incluso responsabilidad civil.

Nuestra recomendación a los gerentes y directivos de centros educativos es establecer la obligatoriedad de una capacitación esencial en Gemini (en este site hemos recopilado recursos de autoaprendizaje, y por supuesto podemos ayudaros desde Scooltic, con formación impartida por nuestro equipazo de docentes de aula.)

En paralelo, recomendamos a los administradores de Google Workspace que gestionen los permisos de acceso para todos los usuarios, para que la adopción sea paulatina, planificada y supervisada por dirección. Comenzando por los docentes y PAS, y siguiendo por el alumnado.

Álvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic, partner oficial de Google y Microsoft. Ingeniero de teleco, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. 

Guía para una implantación exitosa de Google Workspace

¡Hola!

Si has llegado hasta aquí, permíteme que me presente. Mi nombre es Álvaro Catarineu y soy uno de los fundadores de Scooltic, partner de Google Workspace, con sede en Valencia (puedes comprobarlo en el directorio oficial de partners)

Google Cloud Partner

Después de realizar cientos de despliegues de diferentes tamaños (desde unos pocos usuarios, a miles de usuarios) y ayudando y enseñando a gestionar parques de hasta 1.000 chromebooks en organizaciones de todo tipo (educativas, empresas, ONGs), queremos compartir contigo algunos de nuestros aprendizajes, en un estilo informal y cercano. 

Nuestro objetivo es ayudarte a que, si apuestas por desplegar Google Workspace en tu organización, lo hagas con la máxima información posible y la mejor adopción por parte de tus compañeros y equipos de trabajo. Y que tu experiencia con Google Workspace 🚀 sea fantástica (como lo es la nuestra 😉)

 

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace (aquí la página oficial de Google) es una caja de herramientas para empresas. Todo lo que necesitas para la comunicación, colaboración y almacenamiento de información de tu empresa estará en “la nube de Google” -básicamente, en centros de datos de Google protegidos con la máxima seguridad, como puedes ver en este vídeo.

Google Data Center Google Workspace

Por cierto, estos servicios nacieron como “Google Apps”, luego cambió su nombre a “G Suite”, y ahora es Google Workspace. Cosas de Google 🙄 .

¿Qué servicios incluye Google Workspace con Gemini?

Con el coste de tu licencia (mensual o anual) de Google Workspace con Geminji, puedes acceder a todo un mundo de servicios, simplemente con un navegador, una tablet o un smartphone (y claro, conexión a Internet). 

Te resumimos los más populares.

(Si quieres información más detallada y completa en este enlace tienes la comparativa oficial de Google)

📄 Google Docs: Tu procesador de textos en la nube. Ideal para redactar, y ¡todos pueden colaborar en tiempo real!

📊 Google Sheets: Este es tu lugar para las hojas de cálculo, gráficos y, por supuesto, esas fórmulas mágicas que nadie entiende, pero son súper útiles. Y la IA tiene mucho que aportar aquí.

🖼 Google Slides: ¿Presentaciones aburridas? ¡Jamás! Crea diapositivas dinámicas y colaborativas para impresionar en esa próxima reunión.

📩 Gmail: Tu correo electrónico, vitaminado y potenciado. Con filtros, etiquetas y una integración brutal con el resto de Google Workspace y otras aplicaciones habituales en la empresa.

☁️ Google Drive: Almacena, comparte y colabora en documentos, fotos y lo que quieras. ¡Adiós a los pendrives perdidos!

📅 Google Calendar: Organiza tu agenda y accede (si así lo acordáis) a las de tus compañeros. Programa reuniones, establece recordatorios… y nunca más olvides el cumpleaños de tu pareja.🙃

💬 Google Chat y Espacios: Mensajería instantánea para esos chismes laborales… digo, comunicaciones importantes del trabajo. Chatea, crea salas de discusión y mantente conectado sin saturar el correo electrónico.

🎥 Google Meet: Las videollamadas que nos salvaron en tiempos de pandemia. Conferencias, reuniones o simplemente charlas; todo es más claro cara a cara, incluso virtualmente. Con traducción simultánea, grabación, transcripción, etc.

📝 Google Forms: Encuestas, tests, recopilación de datos. Todo en un formato fácil de usar y sobre todo, de analizar. ¡Adios a los registros en papel!

🎯 Google Tasks: Para los amantes de las listas. Anota, organiza y realiza un seguimiento de tus tareas diarias.

🔐 Consola de administración: El lugar donde los “jefes” (administradores Google Workspace) controlan los usuarios, dispositivos y configuraciones de seguridad. 

¿Necesitas más información? Aquí te compartimos la Guía Rápida de Google Workspace 

Guía rápida de Google Workspace

¿Es lo mismo Google Workspace que una cuenta de Gmail?

¡Excelente pregunta! Las diferencias entre una cuenta Gmail “doméstica” y una cuenta profesional de Google Workspace son muchas. Aqui tienes las principales:

Cuenta doméstica Gmail.com

❌ Siempre termina en «@gmail.com». Un poco cutre para una empresa.

❌ Almacenamiento limitado a 15 GB de almacenamiento “gratuito” -en Internet nada es gratis- que se comparte entre Gmail, Google Drive y Google Fotos.

❌ Lo que ves es lo que hay. No hay herramientas avanzadas de administración.

❌ No tienes soporte técnico

🎁 Aquí puedes descargar una guía elaborada por la Oficina de Seguridad del Internauta, para entender y configurar todo lo que cedes a Google cuando a cambio utilizas sus servicios «gratuitos» de tu cuenta @gmail.com. Léela, te sorprenderá. 

Cuenta profesional Google Workspace con Gemini

✅ Personaliza tu dominio «@tuempresa.com» o varios dominios. ¡Mucho más profesional!

✅ Dependiendo del plan, puedes tener espacio casi ilimitado. ¡Ahórrate servidores de archivos, y armarios refrigerados con elevado consumo energético!

✅ ¡Es el paraíso del control! Puedes gestionar usuarios, dispositivos, configurar políticas de seguridad, y mucho más desde la Consola de Administración.

✅ Soporte de técnicos de Google 24×7, por teléfono, chat y email, directamente con Google o a través de tu partner.

✅ Encriptación estándar y protección contra spam. Adicionalmente, controles de seguridad avanzados (DLP) y cumplimiento de normativa europea (RGPD).

✅ La información es de tu empresa, y Google nunca la utilizará con fines publicitarios.

¿Qué empresas usan Google Workspace con Gemini?

Más de 6 millones de empresas, desde startups hasta grandes corporaciones, han transformado su forma de trabajar gracias a Google Workspace.

Corporates using Workspace

Algunas multinacionales tan conocidas como BBVA, The New York Times, Leroy Merlin, Airbus, Colgate, PWC, muchísimas empresas de tamaño mediano y la inmensa mayoría de «startups” optan por Google Workspace.

Trabajando en la nube, tu empresa puede tener las mismas herramientas que las empresas del Ibex 35. La nube democratiza el acceso a la tecnología.

¿Qué tipo de licencia necesito para mi organización?

Elegir la licencia adecuada de Google Workspace para tu empresa es como elegir un traje a medida: debes considerar tu tamaño, tus necesidades y tus expectativas de crecimiento. 💼 

💡 Recuerda que siempre puedes comenzar con licencias más básicas (y económicas) y ampliar en función de tus necesidades. A esto lo llamamos escalabilidad y flexibilidad.

Para unos pocos usuarios, puedes comenzar con las licencias Google Workspace Business Starter. 

Sin embargo, en Scooltic ni las usamos, ni las recomendamos. Por dos motivos muy importantes:

❌ La información almacenada en Drive queda “asociada” a un usuario, y cuando un empleado se incorpora o abandona la compañía, es un caos para reasignar permisos de quién puede ver/editar la información común.

❌ No puedes elegir en qué servidor se albergan tus datos, y por tanto incumples la normativa RGPD.

Siempre vamos a recomendarte que trabajes con las licencias Google Workspace Business Standard o superiores. Porque:

✅ Dispones de un espacio de almacenamiento compartido (Unidades Compartidas), propiedad de tu organización, no de un usuario específico. Si tienes rotación de empleados, no hay problema, se gestiona de forma muy sencilla.

 

✅ Puedes elegir albergar tus datos en la Unión Europea para cumplir el RGPD

✅ Tendrás funciones avanzadas como grabación y traducción de videollamadas, 

✅ Tienes incorporado GEMINI, la IA generativa de Google.

Si necesitas funcionalidades adicionales de seguridad o almacenamiento, puedes optar a licencias Workspace Business Standard Plus, o Workspace Enterprise. Aquí tienes la comparativa detallada.

👉🏻 Recuerda que si necesitas una cotización especial, estaremos encantados de solicitar a Google el mejor precio para tu empresa 💸. Contacta con nosotros.

Trabajando en la nube, tu empresa va a tener las mismas herramientas que las empresas del ibex 35 o de Fortune 500. Insisto, la nube democratiza el acceso a la tecnología. 🚀

Por cierto, es habitual contratar licencias Google para los empleados “de oficina”. Pero ¿por qué no dotar a tus empleados de primera línea con estas mismas herramientas? 

Tu equipo técnico, comercial, recepción, etc, son la primera imagen que ve tu cliente, ¿no deberían disponer de las mismas herramientas de trabajo? Nosotros -y Google- pensamos que sí, por lo que te invitamos a leer más sobre estos casos de uso en este documento.

 

¿Es caro Google Workspace?

La pregunta del millón. No sólo no es caro, sino que tiene un retorno a la inversión muy rápido.

Imagina que eres una empresa de nueva creación. Pagando una cantidad (pongamos 10€/mes) por cada empleado, prácticamente no necesitas nada más para la operativa diaria de una empresa.
Cada empleado puede acceder a Google Workspace desde cualquier dispositivo que ya posea (portátil, móvil, tablet) por lo que no es necesario adquirir portátiles, instalar aplicaciones, antivirus, etc. 

✅ Inversión cero en equipamiento (hardware) que rápidamente queda obsoleto o redundante. 

Y si prefieres que tus empleados trabajen con dispositivos aportados por la empresa, siempre puedes comprar los económicos y robustos Chromebook o darles una nueva vida a portátiles obsoletos, a coste cero, instalando el sistema operativo gratuito -y hasta la fecha, libre de virus- Chrome OS Flex

Obten Chrome OS FLEX

✅ No necesitas disponer de un servidor específico de archivos, ni de una red que conecte los ordenadores, ni de complejas instalaciones “VPN” para acceder de forma segura a los ficheros comunes. 

✅ No necesitas ni oficina, porque cada empleado puede trabajar desde cualquier ubicación (eso sí, con acceso a Internet).

Piensa en una empresa con 15 empleados. ¿De veras te parece caro por 150€/mes tener toda la infraestructura que necesitas para trabajar? Además, con la máxima flexibilidad si tu número de empleados crece o decrece por necesidades operativas.

Si quieres informarte más al respecto, te recomendamos leer este informe realizado por Forrester sobre el ROI de Google Workspace y Chromebooks (“spoiler”: En 6 meses se recupera la inversión).

ROI Google Workspace

Un último consejo: ¡pide testimonios a otros empresarios! Ellos te hablarán sobre cómo Google Workspace transformó su negocio. 🌟📈

 

¿Cómo puedo contratar Google Workspace?

Puede hacerlo directamente, desde esta página, o a través de un partner oficial como Scooltic. 

👉🏻 Recuerda: El precio de las licencias contratando a través nuestro será el mismo o menor que el que te facturaría Google contratando directamente. Y siempre tendrás a tu lado a un socio y asesor que te orientará para exprimir toda la potencia de Google Workspace.

👉🏻 Un partner como nosotros, te asesorará y guiará para que elijas las licencias más adecuadas, te informará de promociones y podrá solicitar descuentos para tu empresa -normalmente asociados a permanencia-

Y por cierto, puedes hacer una prueba gratuita antes de tomar la decisión 😉

¿Es seguro Google Workspace?

La seguridad absoluta no existe, pero podemos afirmar que la inversión que realiza Google para mantener seguros sus centros de datos, es incomparablemente superior a la inversión que puede realizar una empresa -mediana o grande- que disponga de servidores propios.

¿Sabías que Google tiene un equipo de trabajo (Red Team) para tratar de penetrar y robar los datos, al estilo de las películas de Misión Imposible? Si tienes curiosidad, puedes ver una serie de vídeos de Google donde explican cómo trabajan (guardando algunos secretos, claro 😉)

Antes hemos citado que Google tiene como clientes de Google Workspace a BBVA, Airbus, Colgate etc. Google se juega su reputación en mantener los datos de sus clientes a salvo. Y la misma seguridad que ofrece a estas grandes empresas, está a disposición de tu empresa u organización.

¿Quieres más información? Aquí tienes una Guía de seguridad para descargar.

Seguridad Google Workspace

 

¿Cómo puedo formar a mis compañeros y empleados en Google Workspace?

La adopción y uso de Google tiene una gran ventaja… que a la vez es un inconveniente 🤔.

Dado que la interfaz de usuario es muy similar a la de Gmail.com y Drive de uso particular (nos gusta llamarlo “uso doméstico”), y que hay más de 3.000 millones de usuarios activos de Gmail, comenzar a usarlo resulta muy sencillo. La curva de aprendizaje es rápida.

Pero sin un acompañamiento y formación adecuado, en todas las organizaciones hemos encontrado que no se aprovecha más que una mínima parte de las posibilidades de Google Workspace.

En Scooltic, nos apasiona conocer cuáles son los procesos de tu empresa, cómo son tus compañeros y/o empleados, y acompañaros a transformar vuestra forma de trabajar. La formación no sirve de nada si no conduce a una paulatina adopción, venciendo las reticencias que todo cambio lleva aparejad

Si en algo somos líderes en Scooltic, es en la importancia que le damos a la adopción, y en el compromiso que adquirimos con nuestros clientes. Y aquí tenemos reservada una estupenda noticia: podemos aprovechar el crédito formativo FUNDAE de tu empresa, para que la formación esté bonificada hasta en un 100%. 

Por otro lado, si todos tus empleados son autodidactas, pueden complementar su formación con recursos online continuamente actualizados por parte de Google. Aquí te compartimos algunos. Como verás, la oferta es amplia y variada, y es que ¡Google Workspace es mucho más que Gmail y Drive!

🎓 Centro de aprendizaje de Google Workspace

🎓 Cinco semanas para implantar Google Workspace en tu empresa

🎓 Workspace End User Learning Path

 

¿Cómo gestionar el trabajo a distancia?

El trabajo a distancia ha ganado mucha tracción, especialmente desde el confinamiento. Y Google Workspace es una herramienta clave. 

✅ Todas las empresas que trabajaban con Google Workspace pudieron continuar con su operativa durante el confinamiento.

Dado que Google Workspace es una suite basada en la nube, los empleados pueden acceder a sus documentos, correos electrónicos y otros archivos desde cualquier lugar con una conexión a internet, y con colaboración en tiempo real.

Con Google Meet,  Espacios y Chat, la comunicación se vuelve fluida, y además con una seguridad robusta incluso cuando los empleados trabajan desde ubicaciones remotas o dispositivos personales

Google Workspace se integra sin problemas con una multitud de otras aplicaciones y herramientas (es lo que conocemos como Marketplace), lo que facilita la adaptación a las necesidades específicas de cada empresa.

En pocas palabras, Google Workspace no solo facilita el trabajo a distancia, sino que lo potencia, ofreciendo una solución integral que aborda las preocupaciones de colaboración, comunicación, seguridad y gestión en un mundo cada vez más descentralizado. 🌍💼👩‍💻

¿Quieres más información? Aquí tienes un informe sobre el trabajo híbrido con Google Workspace

Trabajo híbrido con Google Workspace

Buenas prácticas para bienestar y desconexión digital

Nos gusta poner mucho énfasis en este punto. Si Google Workspace se utiliza sin normas ni protocolos, los límites entre la vida personal y profesional se difuminan. 

Poder trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento, y desde cualquier dispositivo, es genial y potencia la productividad hasta límites increíbles. Pero jamás debería conducir a un uso abusivo que no respete el necesario descanso y la desconexión digital

Es más, la mejora en la eficiencia debiera redundar en disponer de más tiempo para planificar, pensar, rediseñar, y mejorar los procesos de la empresa, no simplemente hacer lo mismo más rápido.

Bien usado, Google Workspace permite el trabajo a distancia, mejorar la conciliación laboral y familiar, e incluso aspirar a jornadas laborales más reducidas, evitando tiempos de desplazamientos y viajes improductivos.

Cuida la salud mental y el bienestar de tus empleados. Bríndales la oportunidad de trabajar con Google Workspace, siguiendo pasos para incrementar la productividad sin detrimento del bienestar. Descarga este informe para saber más.

 

BONUS: 8 consejos Scooltic para un despliegue exitoso de Google Workspace

✅ Planifica. ¡No te lances al agua sin saber nadar! Antes de sumergirte en Google Workspace, arma un plan, asesórate y habla con empresas que hayan transformado su forma de trabajar con Google Workspace.

✅ Capacitación divertida. Organiza sesiones amenas y con momentos ¡wow! Puedes incluso gamificar la formación organizando concursos y recompensas.

✅ Selecciona tu “equipo de campeones o embajadores”. Asegúrate de designar a tu equipo de “superhéroes tech”. Que todos sepan a qué compañero pueden acudir si necesitan apoyo rápido. Y por favor, que no sea sólo “el informático”, genera un equipo de personas entusiastas (tus “Google Champions”). 

✅ Liderazgo desde arriba. Necesitas que los jefazos sean los primeros usuarios de Google Workspace. Si ellos lideran el concierto, ¡todos querrán unirse!

✅ Habla clarito: Comunica, comunica y escucha. Permite que todos se sientan partícipes. La idea es que todos sepan qué está pasando, puedan opinar, aportar (y sí, también habrá críticas, pero son la mejor fuente de mejora).

✅ Roma no se hizo en un día. Toda transición lleva tiempo. Evita las formaciones largas. Espácialas. Primero Gmail, luego Drive, luego Calendar… ¡Y cuando menos lo esperes, todos estarán esperando seguir aprendiendo!

✅ Pide opiniones durante el proceso. Las críticas constructivas nos ayudan a mejorar.

✅ Cuando los empleados empiecen a utilizar Google Workspace de forma productiva, asegúrate de celebrar los éxitos. Esto ayudará a mantener el entusiasmo y la motivación.

Es normal que haya desafíos y resistencia al inicio. Con una estrategia clara y apoyo continuo, tu empresa estará en camino de aprovechar al máximo todo lo que Google Workspace tiene para ofrecer. 

Cambiar a Google Workspace puede ser un camino divertido y emocionante.

¿Lo recorremos juntos?

 

 

¿Por qué pagar por G Suite si tengo Gmail gratis?

Muchas de las soluciones que tiene Google son gratuitas, por ejemplo las conocidas Drive, Docs, Gmail, Hojas de Cálculo, Presentaciones, etc

 

Pero hablar de G Suite significa pagar por estás soluciones, en un plan específico que proporciona prestaciones empresariales y otras aplicaciones adicionales.

Es aquí cuando nos preguntamos ¿Vale la pena entonces pagar por G Suite?

Con G Suite, se obtiene una serie de servicios empresariales adicionales no incluidos en el producto de consumo gratuito, entre ellos:

– Correo electrónico profesional @sudominio.

– Almacenamiento ilimitado (según planes) en Gmail y Drive.

– Interoperabilidad con Microsoft Outlook.

– Funciones de seguridad mejoradas y administración completa de todos cuentas de usuario.

Además, con G Suite puedes organizar a todo tu propio dominio, sin uso de terceros.

Puedes administrar tus cuentas fácilmente, tienes más herramientas (como hemos mencionado antes) y aquí os las vamos a detallar con más profundidad:

Correo profesional para empresas

El mismo interfaz conocido de Gmail, pero con tu dominio de empresa.

Capacidad de almacenamiento ilimitada (según plan contratado)

Un filtro antispam , virus, malware y ransomware muy poderoso.

Interoperabilidad con MS Outlook

Disponibilidad del 99,9% desde cualquier ubicación y dispositivo.

Hangouts Meet y Chat

Con Hangouts Chat puedes tener una sesión de chat empresarial, para descargar el correo electrónico.  Puedes crear tus propias salas y mantener un entorno seguro y privado de comunicación con el resto de los empleados y departamentos de tu empresa. (Adiós al WhatsApp)

Con Meet puedes invitar a gente fácilmente a unirse a una videoconferencia desde un evento en tu calendario y sin necesidad de instalar ningún software ni que el resto de los invitados tengan cuentas de G Suite o en sus dispositivos para unirse. Puede utilizarse desde web, móvil o tablet.

Google Sites

Google Sites es un modo sencillo de crear páginas web públicas o intranets seguras y proyectos en equipo, sin necesidad de conocimientos de lenguajes de programación como HTML. Puedes crear una web específica para algún evento o campaña puntual… las posibilidades son infinitas.

Google Vault

Es un complemento para G Suite que te permite conservar, archivar, buscar y exportar el correo electrónico de tu organización para satisfacer los requisitos de eDiscovery y de cumplimiento normativo.

El servicio Vault está totalmente basado en la Web, por lo que no hay necesidad de instalar o mantener ningún software.

G Suite también tiene la mejor compatibilidad para dispositivos móviles en comparación con cualquier otro proveedor de email.

Y si ya tienes una cuenta personal de Gmail, Google hace que sea muy fácil el alternar entre cuentas con un sólo clic (cuenta personal de Gmail y cuenta de profesional de G Suite).

Desde Scooltic te podemos ofrecer descuentos y promociones en tus licencias de G Suite, lo que ayudará a gestionar tu empresa la tecnología más puntera de Google, por un menor precio.

Estas son sólo algunas de las herramientas que te ofrece G Suite para empresas, pero hay muchas más.

¿Te han gustado? ¿Cual es tu favorita? Escríbenos un comentario.

Si aún no conoces Google G Suite y quieres probarlo gratis, puedes hacerlo desde aquí: bit.ly/scoolticfreegsuite

Sergi López OrdúñezSergi López es Director de Tecnología en Scooltic. Ha trabajado durante más de una década en los grupos de colegios privados más importantes a nivel nacional e internacional. Cree en el poder de la tecnología al servicio de las personas y en que todo es posible si se tiene la actitud adecuada. Su lema es «unas veces se gana y, otras, se aprende».

4 estupendas novedades GSuite for Edu (#GoogleNext19)

 

La semana pasada Google celebró en San Francisco su evento de referencia anual #GoogleNext19 en el que avanza su estrategia, lanzamientos y novedades.

Hay más de 122 novedades relativas a muchos de sus productos más técnicos y avanzados (machine learning, AI, …) Para los más técnicos, en esta entrada en inglés los tenéis organizados.

¿Y en G Suite for Education, que es el servicio utilizado en centros educativos?  Pues también hay unas cuantas novedades para todos los usuarios, resumidas en esta entrada en inglés.

Como siempre en Scooltic, intentamos extraer las funcionalidades que nos parecen más interesantes de G Suite for Education, y aquí las reseñamos:

Videoconferencias con subtítulos en tiempo real. Con la tecnología de reconocimiento de voz, puedes activar subtítulos automáticos en Hangouts Meet. De momento, en inglés.  Intuyo que no tardaremos en ver cómo incorporan la traducción instantánea a otros idiomas. Las barreras idiomáticas se van minimizando…

Emitir en «streaming» con Hangouts Meet. Ya puedes tener tu propio canal de difusión público en tiempo real, para transmitir una conferencia o ponencia a cualquier lugar del mundo.

En breve, podrás editar y modificar directamente en Google Drive los documentos de Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft Powerpoint, sin necesidad de cambiar el formato del documento.

Una de las novedades más sorprendentes, en mi opinión, fue el anuncio de una red social corporativa llamada Currents, que servirá para reemplazar a Google+.

¿Qué te parecen estas novedades? ¿Sabes cómo activarlas en tu colegio? ¿Y cómo utilizarlas con un fin pedagógico?

Ya sabes que desde Scooltic podemos ayudarte. ¡Te esperamos!

Sergi López es el Director de Tecnología de Scooltic, experto conocedor de G Suite, y puede ayudarte a configurar tus sistemas de información para garantizar la máxima seguridad y control de las aplicaciones e información accesible para vuestro alumnado. sergi.lopez@scooltic.es

¿Sabes activar la búsqueda segura (Safe Search) en Google y Youtube?

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No mucha gente conoce que, si utilizas el navegador Chrome, puedes activar en las 2 páginas más populares del mundo por número de visitas (Google y Youtube)  una opción (Safe Search) para que contenidos de tipo sexual, ofensivo, etc, no aparezca en las búsquedas. No es un filtro 100% seguro, pero ayuda a evitar la mayor parte del contenido violento o para adultos.

Si quiere activar esta opción individualmente en tu navegador Chrome, aquí explica como hacerlo.

Si en tu colegio trabajáis con un dominio Google for Education, puedes activar esta opción para todos los alumnos que naveguen con su cuenta de usuario.

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Material descargable. Unidades Didácticas- Uso Seguro TIC

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El uso seguro de las TIC por parte de los niños y adolescentes preocupa en nuestro día a día, sobre todo en cualquier comunidad educativa. En mi opinión, los colegios no deben ser ajenos a la formación en este área ni descargarlo de forma exclusiva en las familias. Debe ser un trabajo conjunto y continuado, y formar parte de la educación en competencia digital de nuestros alumnos.

En este sentido, me parece interesante difundir una nueva propuesta, coordinada por el Instituto Nacional de Ciberseguridad de España (INCIBE), que ha organizado Jornadas Gratuitas en centros educativos de toda España.Seguir leyendo