Guía para una implantación exitosa de Google Workspace

¡Hola!

Si has llegado hasta aquí, permíteme que me presente. Mi nombre es Álvaro y soy uno de los fundadores de Scooltic, partner de Google Workspace, con sede en Valencia (puedes comprobarlo en el directorio oficial de partners)

Google Cloud Partner

Después de realizar cientos de despliegues de diferentes tamaños (desde unos pocos usuarios, a miles de usuarios) y ayudando y enseñando a gestionar parques de hasta 1.000 chromebooks  en organizaciones de todo tipo (educativas, empresas, ONGs), queremos compartir contigo algunos de nuestros aprendizajes, en un estilo informal y cercano. 

Nuestro objetivo es ayudarte a que, si apuestas por desplegar Google Workspace en tu organización, lo hagas con la máxima información posible y la mejor adopción por parte de tus compañeros y equipos de trabajo. Y que tu experiencia con Google Workspace 🚀 sea fantástica (como lo es la nuestra 😉)

 

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace (aquí la página oficial de Google) es una caja de herramientas para empresas. Todo lo que necesitas para la comunicación, colaboración y almacenamiento de información de tu empresa estará en “la nube de Google” -básicamente, en centros de datos de Google protegidos con la máxima seguridad, como puedes ver en este vídeo.

Google Data Center Google Workspace

Por cierto, estos servicios nacieron como “Google Apps”, luego cambió su nombre a “G Suite”, y ahora es Google Workspace. Cosas de Google 🙄 .

¿Qué servicios incluye Google Workspace?

Con el coste de tu licencia (mensual o anual) de Google Workspace, puedes acceder a todo un mundo de servicios, simplemente con un navegador, una tablet o un smartphone (y claro, conexión a Internet). 

Te resumimos los más populares.

(Si quieres información más detallada y completa en este enlace tienes la comparativa oficial de Google)

📄 Google Docs: Tu procesador de textos en la nube. Ideal para redactar, y ¡todos pueden colaborar en tiempo real!

📊 Google Sheets: Este es tu lugar para las hojas de cálculo, gráficos y, por supuesto, esas fórmulas mágicas que nadie entiende, pero son súper útiles. Y la IA tiene muuucho que aportar aquí.

🖼 Google Slides: ¿Presentaciones aburridas? ¡Jamás! Crea diapositivas dinámicas y colaborativas para impresionar en esa próxima reunión.

📩 Gmail: Tu correo electrónico, vitaminado y potenciado. Con filtros, etiquetas y una integración brutal con el resto de Google Workspace y otras aplicaciones habituales en la empresa.

☁️ Google Drive: Almacena, comparte y colabora en documentos, fotos y lo que quieras. ¡Adiós a los pendrives perdidos!

📅 Google Calendar: Organiza tu agenda y accede (si así lo acordáis) a las de tus compañeros. Programa reuniones, establece recordatorios… y nunca más olvides el cumpleaños de tu pareja.🙃

💬 Google Chat y Espacios: Mensajería instantánea para esos chismes laborales… digo, comunicaciones importantes del trabajo. Chatea, crea salas de discusión y mantente conectado sin saturar el correo electrónico.

🎥 Google Meet: Las videollamadas que nos salvaron en tiempos de pandemia. Conferencias, reuniones o simplemente charlas; todo es más claro cara a cara, incluso virtualmente. Con traducción simultánea, grabación, transcripción, etc.

📝 Google Forms: Encuestas, tests, recopilación de datos. Todo en un formato fácil de usar y sobre todo, de analizar. ¡Adios a los registros en papel!

🎯 Google Tasks: Para los amantes de las listas. Anota, organiza y realiza un seguimiento de tus tareas diarias.

🔐 Consola de administración: El lugar donde los “jefes” (administradores Google Workspace) controlan los usuarios, dispositivos y configuraciones de seguridad. 

¿Necesitas más información? Aquí te compartimos la Guía Rápida de Google Workspace 

Guía rápida de Google Workspace

¿Es lo mismo Google Workspace que una cuenta de Gmail?

¡Excelente pregunta! Las diferencias entre una cuenta Gmail “doméstica” y una cuenta profesional de Google Workspace son muchas. Aqui tienes las principales:

Cuenta doméstica Gmail.com

❌ Siempre termina en «@gmail.com». Un poco cutre para una empresa.

❌ Almacenamiento limitado a 15 GB de almacenamiento “gratuito” -en Internet nada es gratis- que se comparte entre Gmail, Google Drive y Google Fotos.

❌ Lo que ves es lo que hay. No hay herramientas avanzadas de administración.

❌ No tienes soporte técnico

🎁 Aquí puedes descargar una guía elaborada por la Oficina de Seguridad del Internauta, para entender y configurar todo lo que cedes a Google cuando a cambio utilizas sus servicios «gratuitos» de tu cuenta @gmail.com. Léela, te sorprenderá. 

Cuenta profesional Google Workspace

✅ Personaliza tu dominio «@tuempresa.com» o varios dominios. ¡Mucho más profesional!

✅ Dependiendo del plan, puedes tener espacio casi ilimitado. ¡Ahórrate servidores de archivos, y armarios refrigerados con elevado consumo energético!

✅ ¡Es el paraíso del control! Puedes gestionar usuarios, dispositivos, configurar políticas de seguridad, y mucho más desde la Consola de Administración.

✅ Soporte de técnicos de Google 24×7, por teléfono, chat y email, directamente con Google o a través de tu partner.

✅ Encriptación estándar y protección contra spam. Adicionalmente, controles de seguridad avanzados (DLP) y cumplimiento de normativa europea (RGPD).

✅ La información es de tu empresa, y Google nunca la utilizará con fines publicitarios.

¿Qué empresas usan Google Workspace?

Más de 6 millones de empresas, desde startups hasta grandes corporaciones, han transformado su forma de trabajar gracias a Google Workspace.

Corporates using Workspace

Algunas multinacionales tan conocidas como BBVA, The New York Times, Leroy Merlin, Airbus, Colgate, PWC, muchísimas empresas de tamaño mediano y la inmensa mayoría de «startups” optan por Google Workspace.

Trabajando en la nube, tu empresa puede tener las mismas herramientas que las empresas del Ibex 35. La nube democratiza el acceso a la tecnología.

¿Qué tipo de licencia necesito para mi organización?

Elegir la licencia adecuada de Google Workspace para tu empresa es como elegir un traje a medida: debes considerar tu tamaño, tus necesidades y tus expectativas de crecimiento. 💼 

💡 Recuerda que siempre puedes comenzar con licencias más básicas (y económicas) y ampliar en función de tus necesidades. A esto lo llamamos escalabilidad y flexibilidad.

Para unos pocos usuarios, puedes comenzar con las licencias Google Workspace Business Starter. 

Sin embargo, en Scooltic ni las usamos, ni las recomendamos. Por dos motivos muy importantes:

❌ La información almacenada en Drive queda “asociada” a un usuario, y cuando un empleado se incorpora o abandona la compañía, es un caos para reasignar permisos de quién puede ver/editar la información común.

❌ No puedes elegir en qué servidor se albergan tus datos, y por tanto incumples la normativa RGPD.

Siempre vamos a recomendarte que trabajes con las licencias Google Workspace Business Standard o superiores. Porque:

✅ Dispones de un espacio de almacenamiento compartido (Unidades Compartidas), propiedad de tu organización, no de un usuario específico. Si tienes rotación de empleados, no hay problema, se gestiona de forma muy sencilla.

 

✅ Puedes elegir albergar tus datos en la Unión Europea para cumplir el RGPD

✅ Tendrás funciones avanzadas como grabación y traducción de videollamadas, e incorporación paulatina de inteligencia artificial (Duet AI for Workspace)

Si necesitas funcionalidades adicionales de seguridad o almacenamiento, puedes optar a licencias Workspace Business Standard Plus, o Workspace Enterprise. Aquí tienes la comparativa detallada.

👉🏻 Recuerda que si necesitas una cotización especial, estaremos encantados de solicitar a Google el mejor precio para tu empresa 💸. Contacta con nosotros.

Trabajando en la nube, tu empresa va a tener las mismas herramientas que las empresas del ibex 35 o de Fortune 500. Insisto, la nube democratiza el acceso a la tecnología. 🚀

Por cierto, es habitual contratar licencias Google para los empleados “de oficina”. Pero ¿por qué no dotar a tus empleados de primera línea con estas mismas herramientas? 

Tu equipo técnico, comercial, recepción, etc, son la primera imagen que ve tu cliente, ¿no deberían disponer de las mismas herramientas de trabajo? Nosotros -y Google- pensamos que sí, por lo que te invitamos a leer más sobre estos casos de uso en este documento.

 

¿Es caro Google Workspace?

La pregunta del millón. No sólo no es caro, sino que tiene un retorno a la inversión muy rápido.

Imagina que eres una empresa de nueva creación. Pagando una cantidad (pongamos 10€/mes) por cada empleado, prácticamente no necesitas nada más para la operativa diaria de una empresa.
Cada empleado puede acceder a Google Workspace desde cualquier dispositivo que ya posea (portátil, móvil, tablet) por lo que no es necesario adquirir portátiles, instalar aplicaciones, antivirus, etc. 

✅ Inversión cero en equipamiento (hardware) que rápidamente queda obsoleto o redundante. 

Y si prefieres que tus empleados trabajen con dispositivos aportados por la empresa, siempre puedes comprar los económicos y robustos Chromebook o darles una nueva vida a portátiles obsoletos, a coste cero, instalando el sistema operativo gratuito -y hasta la fecha, libre de virus- Chrome OS Flex

Obten Chrome OS FLEX

✅ No necesitas disponer de un servidor específico de archivos, ni de una red que conecte los ordenadores, ni de complejas instalaciones “VPN” para acceder de forma segura a los ficheros comunes. 

✅ No necesitas ni oficina, porque cada empleado puede trabajar desde cualquier ubicación (eso sí, con acceso a Internet).

Piensa en una empresa con 15 empleados. ¿De veras te parece caro por 150€/mes tener toda la infraestructura que necesitas para trabajar? Además, con la máxima flexibilidad si tu número de empleados crece o decrece por necesidades operativas.

Si quieres informarte más al respecto, te recomendamos leer este informe realizado por Forrester sobre el ROI de Google Workspace y Chromebooks (“spoiler”: En 6 meses se recupera la inversión).

ROI Google Workspace

Un último consejo: ¡pide testimonios a otros empresarios! Ellos te hablarán sobre cómo Google Workspace transformó su negocio. 🌟📈

 

¿Cómo puedo contratar Google Workspace?

Puede hacerlo directamente, desde esta página, o a través de un partner oficial como Scooltic. 

👉🏻 Recuerda: El precio de las licencias contratando a través nuestro será el mismo o menor que el que te facturaría Google contratando directamente. Y siempre tendrás a tu lado a un socio y asesor que te orientará para exprimir toda la potencia de Google Workspace.

👉🏻 Un partner como nosotros, te asesorará y guiará para que elijas las licencias más adecuadas, te informará de promociones y podrá solicitar descuentos para tu empresa -normalmente asociados a permanencia-

Y por cierto, puedes hacer una prueba gratuita antes de tomar la decisión 😉

¿Es seguro Google Workspace?

La seguridad absoluta no existe, pero podemos afirmar que la inversión que realiza Google para mantener seguros sus centros de datos, es incomparablemente superior a la inversión que puede realizar una empresa -mediana o grande- que disponga de servidores propios.

¿Sabías que Google tiene un equipo de trabajo (Red Team) para tratar de penetrar y robar los datos, al estilo de las películas de Misión Imposible? Si tienes curiosidad, puedes ver una serie de vídeos de Google donde explican cómo trabajan (guardando algunos secretos, claro 😉)

Antes hemos citado que Google tiene como clientes de Google Workspace a BBVA, Airbus, Colgate etc. Google se juega su reputación en mantener los datos de sus clientes a salvo. Y la misma seguridad que ofrece a estas grandes empresas, está a disposición de tu empresa u organización.

¿Quieres más información? Aquí tienes una Guía de seguridad para descargar.

Seguridad Google Workspace

 

¿Cómo puedo formar a mis compañeros y empleados en Google Workspace?

La adopción y uso de Google tiene una gran ventaja… que a la vez es un inconveniente 🤔.

Dado que la interfaz de usuario es muy similar a la de Gmail.com y Drive de uso particular (nos gusta llamarlo “uso doméstico”), y que hay más de 3.000 millones de usuarios activos de Gmail, comenzar a usarlo resulta muy sencillo. La curva de aprendizaje es rápida.

Pero sin un acompañamiento y formación adecuado, en todas las organizaciones hemos encontrado que no se aprovecha más que una mínima parte de las posibilidades de Google Workspace.

En Scooltic, nos apasiona conocer cuáles son los procesos de tu empresa, cómo son tus compañeros y/o empleados, y acompañaros a transformar vuestra forma de trabajar. La formación no sirve de nada si no conduce a una paulatina adopción, venciendo las reticencias que todo cambio lleva aparejad

Si en algo somos líderes en Scooltic, es en la importancia que le damos a la adopción, y en el compromiso que adquirimos con nuestros clientes. Y aquí tenemos reservada una estupenda noticia: podemos aprovechar el crédito formativo FUNDAE de tu empresa, para que la formación esté bonificada hasta en un 100%. 

Por otro lado, si todos tus empleados son autodidactas, pueden complementar su formación con recursos online continuamente actualizados por parte de Google. Aquí te compartimos algunos. Como verás, la oferta es amplia y variada, y es que ¡Google Workspace es mucho más que Gmail y Drive!

🎓 Centro de aprendizaje de Google Workspace

🎓 Cinco semanas para implantar Google Workspace en tu empresa

🎓 Workspace End User Learning Path

 

¿Cómo gestionar el trabajo a distancia?

El trabajo a distancia ha ganado mucha tracción, especialmente desde el confinamiento. Y Google Workspace es una herramienta clave. 

✅ Todas las empresas que trabajaban con Google Workspace pudieron continuar con su operativa durante el confinamiento.

Dado que Google Workspace es una suite basada en la nube, los empleados pueden acceder a sus documentos, correos electrónicos y otros archivos desde cualquier lugar con una conexión a internet, y con colaboración en tiempo real.

Con Google Meet,  Espacios y Chat, la comunicación se vuelve fluida, y además con una seguridad robusta incluso cuando los empleados trabajan desde ubicaciones remotas o dispositivos personales

Google Workspace se integra sin problemas con una multitud de otras aplicaciones y herramientas (es lo que conocemos como Marketplace), lo que facilita la adaptación a las necesidades específicas de cada empresa.

En pocas palabras, Google Workspace no solo facilita el trabajo a distancia, sino que lo potencia, ofreciendo una solución integral que aborda las preocupaciones de colaboración, comunicación, seguridad y gestión en un mundo cada vez más descentralizado. 🌍💼👩‍💻

¿Quieres más información? Aquí tienes un informe sobre el trabajo híbrido con Google Workspace

Trabajo híbrido con Google Workspace

Buenas prácticas para bienestar y desconexión digital

Nos gusta poner mucho énfasis en este punto. Si Google Workspace se utiliza sin normas ni protocolos, los límites entre la vida personal y profesional se difuminan. 

Poder trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento, y desde cualquier dispositivo, es genial y potencia la productividad hasta límites increíbles. Pero jamás debería conducir a un uso abusivo que no respete el necesario descanso y la desconexión digital

Es más, la mejora en la eficiencia debiera redundar en disponer de más tiempo para planificar, pensar, rediseñar, y mejorar los procesos de la empresa, no simplemente hacer lo mismo más rápido.

Bien usado, Google Workspace permite el trabajo a distancia, mejorar la conciliación laboral y familiar, e incluso aspirar a jornadas laborales más reducidas, evitando tiempos de desplazamientos y viajes improductivos.

Cuida la salud mental y el bienestar de tus empleados. Bríndales la oportunidad de trabajar con Google Workspace, siguiendo pasos para incrementar la productividad sin detrimento del bienestar. Descarga este informe para saber más.

 

BONUS: 8 consejos Scooltic para un despliegue exitoso de Google Workspace

✅ Planifica. ¡No te lances al agua sin saber nadar! Antes de sumergirte en Google Workspace, arma un plan, asesórate y habla con empresas que hayan transformado su forma de trabajar con Google Workspace.

✅ Capacitación divertida. Organiza sesiones amenas y con momentos ¡wow! Puedes incluso gamificar la formación organizando concursos y recompensas.

✅ Selecciona tu “equipo de rescate”. Asegúrate de designar a tu equipo de “superhéroes tech”. Que todos sepan a qué compañero pueden acudir si necesitan apoyo rápido. Y por favor, que no sea sólo “el informático”, genera un equipo de personas entusiastas (tus “Google Champions”). 

✅ Liderazgo desde arriba. Necesitas que los jefazos sean los primeros usuarios de Google Workspace. Si ellos lideran el concierto, ¡todos querrán unirse!

✅ Habla clarito: Comunica, comunica y escucha. Permite que todos se sientan partícipes. La idea es que todos sepan qué está pasando, puedan opinar, aportar (y sí, también habrá críticas, pero son la mejor fuente de mejora).

✅ Roma no se hizo en un día. Toda transición lleva tiempo. Evita las formaciones largas. Espácialas. Primero Gmail, luego Drive, luego Calendar… ¡Y cuando menos lo esperes, todos estarán esperando seguir aprendiendo!

✅ Pide opiniones durante el proceso. Las críticas constructivas nos ayudan a mejorar.

✅ Cuando los empleados empiecen a utilizar Google Workspace de forma productiva, asegúrate de celebrar los éxitos. Esto ayudará a mantener el entusiasmo y la motivación.

Es normal que haya desafíos y resistencia al inicio. Con una estrategia clara y apoyo continuo, tu empresa estará en camino de aprovechar al máximo todo lo que Google Workspace tiene para ofrecer. 

Cambiar a Google Workspace puede ser un camino divertido y emocionante.

¿Lo recorremos juntos?

 

 

Google Workspace. ¿Cómo colaborar con personas que trabajan con otras herramientas?

Algunas empresas descartan el uso de Google Workspace como su servicio principal de comunicación y colaboración creyendo que no es factible colaborar con clientes y proveedores que no sean usuarios de Google.

Es cierto que la interoperabilidad aún no es total. Pero también lo es que, trabajando con Google Workspace existen múltiples posibilidades (que mejoran continuamente) para colaborar con cualquier usuario, tenga o no cuenta Google Workspace o gmail.com.

✅ Agendar y participar en videollamadas

Desde Google Calendar, puedes programar eventos y videollamadas e invitar a personas que tengan cualquier cuenta de correo electrónico.

Cuando tengan que acceder a Google Meet desde su ordenador o portátil, cualquier podrá hacerlo sin necesidad de instalar nada, simplemente usando su navegador habitual.

✅ Trabajar con archivos de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint)

Con Google Workspace, puedes visualizar y editar archivos de Microsoft, aunque no tengas las aplicaciones Word, Excel, PowerPoint instaladas. Esto suele suponer un importante ahorro en las empresas, que pueden acceder a todos los documentos, hojas de cálculo y presentaciones que hayan generado previamente en formatos Microsoft.

⚠️Como excepción, desde Drive no se pueden editar bases de datos en Microsoft Access 

✅ Convertir documentos de Google en formatos de Microsoft, LibreOffice, o PDF.

En cualquier momento puedes enviar una copia de tos DocumentosHojas de cálculo y Presentaciones de Google, convirtiéndolas al formato equivalente de Office.

O, si lo prefieres, podrás convertirlos en PDF.

✅ Dar acceso a documentos de Google Drive

Puedes compartir archivos o carpetas de Drive con cualquier persona, tanto si tiene una cuenta de Google como si no (siempre que configures la opción de «visitantes» en admin.google.com). Los usuarios que no tengan una cuenta de Google recibirán una invitación por correo electrónico (con un PIN) para colaborar en el archivo o la carpeta compartidos. Una vez que los usuarios inicien sesión con el PIN, podrán ver, comentar, sugerir cambios y editar archivos y carpetas directamente.

✅ Compartir archivos sin limitaciones de tamaño

No siempre es posible enviar por correo electrónico archivos de tamaño considerable. En vez de enviar un archivo de gran tamaño por correo electrónico, compártelo en Drive. Cuando el destinatario haga clic en el enlace del mensaje, podrá abrirlo en la Web, aunque no utilice Google Workspace o no tenga una cuenta de Google.

Si además tienen cuenta de Google, cuando compartas archivos sensibles, puedes impedir que se descarguen, se impriman o se copien, así como fijar una fecha de vencimiento de los archivos para que los colaboradores y las agencias externas no puedan acceder a ellos una vez que se haya finalizado un proyecto.

✅ Utilizar mensajería instantánea como alternativa a WhatsApp

Cada vez es más común utilizar sistemas de mensajería instantánea (WhatsApp, Telegram, Slack) para comunicar de modo más rápido e informal.

Google está evolucionando Google Chat, que permite crear Chats individuales o Espacios con varios usuarios (para centralizar la información de un proyecto o un departamento).

⚠️ De momento, sólo es posible utilizar la mensajería instantánea con cuentas Google Workspace o con cualquier cuenta gmail.com (la más extendida en el mundo). Esperamos que en próximos meses también pueda incorporarse a «visitantes» (externos) con cualquier cuenta a Google Chat, para seguir compitiendo con Microsoft Teams y Slack, que ya lo permiten (con algunas limitaciones).

 

¿Te queda alguna duda? En tal caso, contacta con nosotros en info@scooltic.es y te ayudaremos a mejorar la adopción  de Google Workspace en tu empresa, mejorando vuestra productividad y ahorrando costes.

 

Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic, partner oficial de Google y Microsoft. Ingeniero de teleco, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información y conocer cómo las soluciones en la nube Microsoft 365 o Google Workspace pueden potenciar la productividad de tu empresa, contacta con nosotros en info@scooltic.es 

 

¿Puedo utilizar el Kit Digital para pagar mis licencias Google Workspace?

Desde que comenzó a publicitarse el Kit Digital (12.000€ para empresas de 10 a 49 empleados, 6.000€ para empresas de 3 a 9 empleados) han sido muchas las empresas que nos han preguntado si podrían emplear el bono para pagar las licencias de Google Workspace (antes G Suite)

La respuesta es SÍ, siempre que suponga una mejora sustancial respecto a la situación existente. Por tanto:

. Puedes usar el KIT DIGITAL para pagar la puesta en marcha y las licencias durante un año si aún no estás utilizando las licencias profesionales Google Workspace. Si estas usando cuentas @gmail.com, es el momento ideal para cambiar a la solución profesional de Google.

. También puedes utilizar el KIT DIGITAL si tienes contratadas las licencias básicas de Google (G Suite Basic o Google Workspace Starter, licencias de aprox. 5€/mes), y quieres mejorar a licencias con más funcionalidades, mayor capacidad, más seguridad y con cumplimiento normativo.

No. Si tienes las licencias básicas y no quieres mejorar. El KIT DIGITAL no está diseñado para pagar soluciones preexistentes, sino para avanzar o mejorar.

No. Si ya tienes contratada una suscripción con funcionalidades avanzadas como Google Workspace Business Standard, Business Plus o Enterprise. En estos casos -poco habituales en la práctica- no puedes utilizar el KIT DIGITAL para pagar estas licencias.

Lo habitual es que las empresas tengan contratada la suscripción básica, por lo que ahora es el momento para probar licencias Google Workspace Business Standard o superiores, a coste cero durante un año.

¿Cómo conocer qué tipo de licencias tengo contratadas?

Es sencillo. En la factura mensual de Google o de tu proveedor, te estarán cobrando aprox. 5€/mes por cada licencia básica. Si quieres comprobarlo exactamente, entra en admin.google.com/ac/billing/subscriptions

Trabajo bien con licencias básicas, ¿Por qué cambiar a licencias avanzadas?

Hay muchas razones para contratar licencias más avanzadas, aquí te resumimos algunas:

👌🏻 Por cumplimiento normativo. Con licencias avanzadas puedes elegir que tus datos se almacenen en servidores de la UE, que es un requisito del RGPD (reglamento General de Protección de Datos)

👌🏻 Por capacidad de almacenamiento. Con las licencias básicas tienes 30Gb por licencia, lo que está bastante bien….hasta que descubres que con la suscripción superior tienes 2.000GB 🚀 por cada licencia. Ya puedes olvidarte de problemas de almacenamiento (e incluso replantearte la necesidad de un servidor físico de archivos, con su coste de mantenimiento, energía y refrigeración)

👌🏻 Por simplicidad en la gestión. Con licencias superiores dispondrás de Unidades Compartidas, donde la información pertenece a la organización, y no a un usuario concreto. A la hora de organizar la información corporativa, es un gran avance.

👌🏻 Mejoras para el trabajo a distancia. Google Meet te permitirá grabar las reuniones por si alguien no puede asistir, además de incorporar funciones para mejorar la interactividad en reuniones internas o presentaciones comerciales en pequeños grupos o retransmitidas en directo a grandes audiencias.

¿Te queda alguna duda? En tal caso, contacta con nosotros en info@scooltic.es y estudiaremos el caso de tu empresa, sin compromiso alguno.

 

Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic, partner oficial de Google y Microsoft. Ingeniero de teleco, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información y conocer cómo las soluciones en la nube Microsoft 365 o Google Workspace pueden potenciar la productividad de tu empresa, contacta con nosotros en info@scooltic.es 

 

Adiós «G Suite». Migración OBLIGATORIA a Google Workspace.

Con la introducción de Google Workspace en octubre de 2020, Google creó nuevas ofertas de licenciamiento con diferentes funcionalidades, como Unidades Compartidas para mejorar la gestión documental, y Chat Spaces.

Estos cambios siguen la tendencia marcada por Slack, y por Microsoft con Teams: Acceso desde un único interfaz a las diferentes aplicaciones. Una imagen vale más que mil palabras:

⚠️ Por ello, si en tu organización todavía dispones de licencias “G Suite” de cualquier tipo tenéis que realizar obligatoriamente la transición a Google Workspace.

(Si estás usando cuentas «gratuitas» @gmail.com aprovecha este momento para pedir un bono KIT DIGITAL –info en este enlace– y conseguir hasta 💸 12.000 euros 💸 para desplegar Google Workspace, con funcionalidad avanzada, cumplimiento de normativa legal y seguridad empresarial)

Google transferirá automáticamente las suscripciones de G Suite a licencias Google Workspace a partir del 31 de enero de 2022La edición de Google Workspace la determinará Google en función de las funciones que utilice cada cliente, a menos que el cliente lo gestione previamente con un partner oficial como nosotros.

Si necesitas acompañamiento para revisar si este cambio afectará a vuestra empresa, no dudes en agendar con nosotros una videoconferencia (con Google Meet, claro👩‍💻👨‍💻 ) en la que repasaremos detalladamente la mejor opción para vuestra organización.

Os orientaremos para que la transición sea transparente para vuestros usuarios, evitando pérdidas de datos o información.  👉Escríbenos a info@scooltic.es

 

Sergi López OrdúñezSergi López es director de Tecnología en Scooltic. Ha trabajado durante más de una década en los grupos de colegios privados más importantes a nivel nacional e internacional. Cree en el poder de la tecnología al servicio de las personas y en que todo es posible si se tiene la actitud adecuada. Su lema es que «unas veces se gana y, otras, se aprende». Puedes seguirlo en Twitter y LinkedIn.

¡Ya están aquí! Consigue hasta 12.000 euros para digitalizar tu PYME (Kit Digital, Red.es)

Como ya adelantamos hace unos meses, diferentes organismos están gestionando el reparto de los fondos Next Generation de la UE. La semana pasada se presentó oficialmente el programa kit digital de Red.es, uno de los de mayor presupuesto.

👉Sigue leyendo esta entrada y regístrate en este formulario para que te avisemos del plazo de apertura, porque los fondos se repartirán por orden de solicitud. 💸💸💸

(Actualización 04 enero de 2022: Las empresas beneficiarias ya pueden iniciar el trámite, pero la solicitud del bono se estima a partir de febrero 2022)

🙋 ¿Cuál es importe del programa y a qué puede destinarse?

3.000 millones de euros dirigidos a PYMES y autónomos durante 2022, 2023 y 2024.

Los primeros 500 millones de euros irán destinados en 2022 a impulsar la digitalización de pymes de 10 a 49 empleados (se estiman 150.000 pymes de este tamaño en España)

Se podrán dedicar a marketing digital, comercio electrónico y digitalizar la gestión de empresa.  A cada empresa se le asignará un bono (Kit Digital) de 12.000€ que subvencionará la totalidad del coste de la solución digital, hasta unos importes máximos.

El catálogo de soluciones e importes en los que podrá utilizarse el bono es:

🙋 ¿Cómo se solicita el bono?

La PYME solicitante debe realizar un test de madurez digital, elegir entre el catálogo de soluciones anteriores y enviarlo a Red.es mediante un procedimiento sencillo que se prevé iniciar a partir de febrero de 2022.

Red.es asignará un bono de 12.000€, y la PYME elegirá un proveedor TIC de un listado de agentes digitalizadores que aún no está disponible.

⚠️ De momento ya puedes registrar tu pyme y realizar el test de autodiagnóstico digital en este enlace.

 

 

🙋 ¿Qué importe debe cofinanciar la PYME? ¿Cuándo se cobra el bono?

La ayuda es a fondo perdido, la empresa beneficiaria no tiene que cofinanciar nada. Las bases reguladoras se han publicado el 30 de diciembre de 2021.

👉 Regístrate en este formulario. Avisaremos del plazo de apertura de solicitudes, por correo electrónico 📧, a todos/as los inscritos en el formulario.

¡No dejes pasar esta oportunidad para impulsar SIN COSTE 🚀 la competitividad de tu PYME!

 

Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic. Ingeniero de teleco, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información y conocer cómo las soluciones en la nube Microsoft 365 o Google Workspace pueden potenciar la productividad de tu empresa, contacta con nosotros en info@scooltic.es 

Si sincronizas Google Drive en tu ordenador, ¡atento a los cambios este verano!

La velocidad de actualizaciones y funcionalidades en las aplicaciones de Google es tan rápida, que es realmente difícil seguir el ritmo. Y no ayudan mucho los continuos cambios de nombre e iconos que aprueban los responsables de marketing de la multinacional.

Así, algunos clientes aún nos hablan hablan de «Google Apps», que pasó a llamarse «G Suite«….y que ahora se denomina Google Worspace. Esperemos que esta nueva denominación sea más longeva.

En las próximos meses, va a  generar bastante confusión 😬 los cambios en la sincronización de los archivos de DRIVE en los ordenadores fijos y portátiles.

Vaya por delante que en Scooltic, siempre que el usuario disponga de conectividad estable a Internet, recomendamos acceder a todos los servicios directamente desde el navegador. Así, evitamos confusiones al usuario final, que pasa a trabajar como un «nómada digitales» o «cloudworker» en terminología Google: Acceso a su información a través de un navegador (desde cualquier sitio, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo….con Internet, claro 👩‍💻 ).

Sólo para aquellos usuarios que viajan frecuentemente, trabajan en lugares con mala cobertura, o editan ficheros muy pesados  (por ejemplo, de diseño gráfico), entendemos que es conveniente y necesario el «cliente de sincronización» (así llamamos al programa que instalas en tu ordenador Windows o Mac).

Pues aquí los amigos de Google han realizado muchos cambios. Un poco de contexto:

Ya en 2012 Google permitía sincronizar los archivos en Google Drive. Y en 2017, decidió reeemplazar ese programa por DOS programas, dirigidos a segmentos de usuarios diferentes.

🅰️ Para los usuarios particulares: Drive Backup&Sync, una herramienta que copiaba y replicaba los ficheros que tenías en la nube, en tu ordenador…y viceversa. Muchísimos usuarios, principalmente individuales (cuentas «domésticas» @gmail.com) utilizan este programa (y se suelen liar bastante, dicho sea de paso 😩)

🅱️ Para las empresas (Google Workspace es utilizado por más de 6 millones de empresas) Google diseño una solución llamada File Stream. En este caso, desde tu ordenador podías acceder -y editar- en «stream» tus ficheros Drive, desde tu equipo local,  sin necesidad de copia en local de esos archivos.

A día de hoy coexisten ambos programas (y hay muchos usuarios que utilizan ambos sin siquiera saberlo, lo que es una complicación en las empresas) por lo que Google ha decidido reemplazarlos y fusionarlos en un único programa llamado Drive for Desktop (traducido como Drive para Computadoras), en un proceso de transición de 3 meses.

👉 Así, a partir del 19 de julio, ambas aplicaciones empezarán a guiar a sus usuarios en los pasos a seguir para dicha transición.

👉 Un mes después, el 18 de agosto, los usuarios que permanezcan usando Backup and Sync comenzarán a recibir notificaciones incitándoles a cambiar su aplicación vigente por la nueva Drive for Desktop.

👉 Y finalmente, para el 1 de octubre de 2021, los usuarios de Backup and Sync dejarán de poder realizar ambas funciones (esto es, backup y sincronización).

Así que recomendamos a todos los usuarios de Backup and Sync gestionar el cambio antes del 1 de Octubre.

Los usuarios corporativos de File Stream, sin embargo, no deberán realizar ningún cambio: la próxima actualización renombrará la aplicación como Drive for Desktop sin que tengan que realizar ninguna otra acción.

(Y a pesar de que, como decimos, no creemos que sea necesario instalar este programa salvo casos excepcionales, hay otras opiniones, como puedes ver en este articulo de «Tech Republic: Google Drive for Desktop app: 4 reasons why you should install it«)

Sergi López Ordúñez

Si necesitas que te echemos una mano en tu empresa con esto, puedes contactarnos en scooltic.es/soporte y nos pondremos en contacto contigo para estudiar tu caso.  Somos partners oficial de Google y estaremos encantados de ayudarte.

Sergi López es Director de Tecnología en Scooltic. Cree en el poder de la tecnología al servicio de las personas y en que todo es posible si se tiene la actitud adecuada. Su lema es que «unas veces se gana y, otras, se aprende». Puedes seguirlo en Twitter y LinkedIn.

Digital Toolkit- 3.000 millones de euros para digitalización de PYMEs

Desde hace meses, todos los agentes del sector IT escuchamos sobre la lluvia de millones que vendrán de Europa con los fondos Next Generation.

Muchos nos preguntamos cómo aterrizarán y si realmente llegarán a las PYMEs, que además de ser la mayoría del tejido industrial, son las que tienen presupuestos y conocimiento más limitados para su necesaria transformación digital.

En esta entrada recopilamos algunos documentos,  resumimos algunos datos y aportamos sugerencias para las PYMEs interesadas en abordar procesos de transformación digital con ayuda de estos fondos.

Es de dominio público el documento Plan de Recuperación Transformación y Resiliencia (348 páginas) que puede consultarse aquí completo, si uno tiene muuuucho tiempo e interés.

De mayor utilidad práctica (👉añadir a marcadores❗️) es https://planderecuperacion.gob.es/ que detalla y desglosa los diferentes componentes del plan, así como su estado actual. Dentro de esta página, hay un subapartado específico para PYMEs, en el que ya se pueden ver las convocatorias en curso o próximas.

De este listado, cabe destacar que  próximamente (y esperemos que nos dejen descansar en verano 🏖) se liberará el Programa Digital Toolkit (DTK), dotado con hasta 3.000 millones de euros en ayudas no reembolsables, para inversiones en estos paquetes:

Marketing Digital: presencia digital, desarrollo de webs y apps, servicio de alojamiento, posicionamiento y canales de marketing digital, etc.

Comercio electrónico: capacidades de comercio electrónico, terminal de punto de venta, etc.

Administración de empresa digital: sistemas ERP, aplicaciones para la digitalización y automatización de procesos de negocios, factura electrónica, integración con la administración electrónica y firma digital, puesto de trabajo digital, soluciones de movilidad, fichaje digital y teletrabajo, entorno de colaboración, comunicación y videoconferencia, ofimática, almacenamiento y back-up, ciberseguridad, etc.

El Ministerio, para  poner en contacto la oferta (proveedores) y demanda (PYMEs) de estos servicios ha creado el portal Acelera Pyme, del que Scooltic es proveedor homologado desde su inicio.

Así que, resumiendo, si quieres estar informado, te invitamos a:

➡️ Consultar la página https://planderecuperacion.gob.es/ y seguir sus actualizaciones

➡️ Consultar el portal https://acelerapyme.gob.es/ y registrarte como pyme interesada.

➡️  Y si crees que te resultará complicado gestionar la ayuda, hay muchas empresas que se dedican precisamente a ésto. Ahora es el momento de buscarlas, para estar preparados.

En Scooltic estamos convencidos que estas ayudas serán el catalizador para que una gran cantidad de PYMEs decidan modernizar su forma de trabajar, con un despliegue y adopción de Microsoft 365 o Google Worspace. La pandemia nos ha demostrado que el puesto de trabajo híbrido (presencial-remoto) va a ser predominante desde ahora, y estas soluciones son idóneas para ello.

 

Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic. Ingeniero de teleco, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información y conocer cómo las soluciones en la nube Microsoft 365 o Google Worspace pueden potenciar la productividad de tu empresa, contacta con nosotros en info@scooltic.es 

 

Microsoft TEAMS: Una herramienta para gobernarlas a todas

No sabía si titular esta entrada así, o bien «TEAMS: (Mucho) más allá de las videoconferencias»

La cuestión es que constantemente verifico con muchos clientes que usan TEAMS básicamente cómo herramienta para sus videoconferencias 🤦‍♂️. Mientras siguen utilizando, otras aplicaciones de Microsoft (Onedrive, Sharepoint, Calendar) «como hemos hecho siempre»

Si este es tu caso….estás desaprovechando enormemente el potencial de TEAMS  para concentrar todas las necesidades de  comunicación, colaboración y cooperación de tus equipos de trabajo .

Microsoft TEAMS debe entenderse como una aplicación que sirve de concentrador («hub«) de otras aplicaciones, para evitar tener que ir saltando de una aplicación a otra como si tuviéramos el síndrome del mono loco 🐒.

Desde Microsoft TEAMS puedes gestionar casi todo lo que necesitas para cooperar, colaborar y comunicar en tu día a día con tus compañeros (y/o clientes y proveedores), reservando el correo electrónico para un uso más institucional o de comunicación más formal. Por defecto, en TEAMS dispones en una sola ventana:

☑️ CHAT: Que permite mensajería instantánea y videoconferencias con miembros de tu organización o invitados externos. Por cierto, desde que apareció esto, el uso del Whatsapp en la empresa debería desaparecer. El CHAT lo mejora y dota de un entorno seguro y privado para un uso corporativo.

☑️ ARCHIVOS: Permite acceder a tus archivos en Onedrive sin salir de la aplicación. Y desde la misma ventana, editar tus documentos, hojas de cálculo o presentaciones. Además, permite enlazar otras aplicaciones de almacenamiento en la nube, como Google Drive o Dropbox. Todo accesible desde TEAMS.

☑️ CALENDARIO: Permite revisar rápidamente los eventos de tu calendario, y programar nuevos eventos grupales que incorporan un enlace a una sala de videoconferencia, sin que el invitado tenga que instalar nada ni disponer de ningún código. Fácil y rápido.

☑️ EQUIPOS:  La joya de la corona. Aunque el nombre es un poco confuso (en inglés puedes crear «Teams» dentro de TEAMS ) un EQUIPO crea un espacio de trabajo compartido que consta de una biblioteca de documentos compartida por todo el equipo (albergada en un Sharepoint asociado a este equipo) y canales de mensajería instantánea con todos los miembros del equipo. Además,  puede completarse dando acceso a otras aplicaciones de gestión.  Crear un EQUIPO para un proyecto determinado, o un departamento, es una solución estupenda para maximizar la colaboración y comunicación.

Y esto es sólo la configuración por defecto. ¡Puedes integrar en tu TEAMS prácticamente cientos de aplicaciones , tanto diseñadas por Microsoft como aplicaciones de terceros (ERPs, CRMs, gestores de proyectos, firma electrónica, y un muy largo etcétera)

Aquí tienes algunos ejemplos. Suena bien, ¿verdad?

Y si tienes talento interno para crear aplicaciones, puedes hasta integrar tus propias aplicaciones, que puedes desarrollar con herramienta «no-code» disponibles en Microsoft Power Platform.

Resumiendo, TEAMS está llamado a ser el centro de tus equipos de trabajo.

Si quieres mejorar la adopción de TEAMS en tu organización, te recomendamos que te documentes y planifiques bien el cambio (este libro es una buena lectura veraniega -no llevamos comisión 😜-), o que contactes con nosotros. TEAMS es genial, siempre que el despliegue y la adopción se haga de una forma organizada. Si -como suele suceder- se abandona al usuario a su suerte,  en pocos meses el caos organizativo que se genera suele finalizar con el abandono de esta excelente herramienta….y la vuelta a modos de trabajo en silos, más ineficientes

 

Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic. Ingeniero de teleco y MBA, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información o que te ayudemos con tu proyecto de adopción de Microsoft 365, contacta con nosotros. ¡Acompañado vuelas mejor!

¿Usas Google Meet con todo su potencial? Aquí tienes 10 funciones poco conocidas

Uno de los efectos colaterales de la pandemia ha sido la adopción masiva de herramientas de videoconferencia

Para las empresas que tienen contratado Google Workspace (antes G Suite), desde Scooltic recomendamos utilizar Google MEET, por su sencillez de uso, y la seguridad empresarial que provee, encriptando los datos en tránsito y con sistemas avanzados de control de acceso.

Google MEET ha incorporado en los últimos meses algunas novedades (en todos los tipos de licencia) que no son muy conocidos, y que resumimos en esta entrada.

➡️ Compartir una pestaña con vídeo y audio de modo que los participantes puedan ver y escuchar  directamente el vídeo, sin retardos.

➡️ Compartir tu pantalla desde el ordenador con tu TV o proyector utilizando un Chromecast.

➡️ Rejilla de hasta 7 x 7 en modo mosaico, es decir, 49 participantes visibles en pantalla.

➡️ Presentar una pizarra compartida (Jamboard) para poder escribir o dibujar esquemas.

➡️ Difuminar o elegir un fondo de pantalla corporativo durante tu videoconferencia.

➡️ Solicitar turno de palabra (levantar la mano ✋) y en breve más tipos de reacciones 👏   👍  

➡️ Transcripción automática de la conversación (subtítulos) 

Si además dispones de licencias más completas como la Workspace Business Standard o Workspace Business Plus, disfrutarás de estas funciones adicionales

Grabación de reuniones.

«Breakout rooms» para dividir la reunión en grupos de trabajo temporales, gestionados por el moderador.

 Encuestas rápidas (Quizzes) desde el apartado de Chat.

 

Esperamos que esta entrada te haya sorprendido con alguna nueva función. Y ya sabes, si quieres ampliar información o que te ayudemos a desplegar o mejorar tu proyecto de Google Workspace, contacta con nosotros.

 

Esta entrada hace referencia a las funcionalidades para empresas. Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic. Ingeniero de teleco y MBA, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos.

¿Cansado de cambiar de organización en TEAMS? Microsoft Teams Connect puede ser tu solución

Con el enorme incremento en la adopción de Microsoft TEAMS por parte de las empresas, es muy habitual que clientes,  proveedores y colaboradores utilicen TEAMS para comunicar y coordinarse. (Por cierto, si tienes dudas sobre la arquitectura más razonable de Equipos y Canales para tu empresa, en esta entrada aportamos algunas ideas)

En Scooltic nos estamos encontrando con muchas empresas que, para dar acceso a sus Equipos, crean una cuenta específica para su colaborador 😱, con lo que el sufrido usuario tiene que gestionar 2 (o más) cuentas, lo que resulta muy incómodo (además de potencialmente inseguro si no se gestiona adecuadamente). 

Una solución más elegante es el permitir usuarios invitados (aquí puedes ver cómo configurarlo). Microsoft 365 permite invitar a un EQUIPO a cualquier usuario, sea cual sea su cuenta (@miempresa, @gmail, @outlook, @hotmail…).

De este modo, el usuario, con su cuenta de usuario habitual, podrá acceder a las empresas («organizaciones») que le hayan dado acceso de invitado. Eso sí, no podrá trabajar simultáneamente en ambas, tendrá que elegir en qué organización trabajar en cada momento, como podemos ver en esta imagen de ejemplo en la que el usuario tiene acceso a 4 organizaciones (empresas) diferentes:

 

Es una buena solución, pero puede resultar incómoda para determinados usuarios que tengan que estar cambiando continuamente de organización. Microsoft ha tomado nota y recientemente ha anunciado Microsoft Teams Connect.

Microsoft Teams Connect

Microsoft Teams Connect proporciona una forma de compartir canales, con empleados de la organización o externos (en este caso, que utilicen TEAMS en su empresa) .

Los canales compartidos aparecerán en la organización principal de los usuarios, por lo que no tendrán que alternar entre empresas para acceder a estos canales.

Microsoft Teams Connect

Microsoft Teams Connect comienza ahora su fase de versión preliminar y se prevé el despliegue paulatino a lo largo del año.

Si necesitas ayuda para exprimir todo el potencial de Microsoft 365, contacta con nosotros.

 

Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic. Ingeniero de teleco y MBA, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información o que te ayudemos con tu proyecto de adopción de Microsoft 365, contacta con nosotros,