Categoría: PYME

Una preocupación recurrente de todas las empresas y organizaciones cuando se plantean trabajar en la nube, es si la información y los datos están seguros. Todos los días leemos noticias de brechas de seguridad o pérdidas de información que pueden acarrear costes económicos y reputacionales. Y desde luego es preocupante.

En una primera aproximación, la ciberseguridad es una cuestión humana. La mayoría de los ataques confían en explotar debilidades humanas: curiosidad, desconocimiento, miedo… y a partir de aquí toman el control de nuestros sistemas o consiguen acceso a datos sensibles.

Cada día son más frecuentes los intentos de phishing (suplantación de identidad), y malware (código malicioso), y en ambos casos la intervención del usuario final es clave.

Aprovecha la nube para prevenir amenazas

Los proveedores de servicios en la nube como GSuite disponen de una legión de expertos para proteger ante amenazas, mucho mayor que la que cualquier empresa (y no digamos una PYME) puede permitirse.

El tamaño de estos equipos de seguridad para detectar y mitigar potenciales amenazas, la capacidad de actualizar múltiples sistemas simultáneamente y la automatización para escanear y proteger a los usuarios, contribuye a afianzar a los proveedores de servicios en la nube.

Como muestra, esta imagen representa 1 minuto de actividades preventivas y correctivas en Google.

Defender la red más grande del mundo contra cada vez ataques más sofisticados ha llevado a Google a diseñar, automatizar y desarrollar herramientas avanzadas para prevenirlos y mitigarlos. Algunos detalles:

PROTEGER DESDE EL DISEÑO

Google diseña sus propios componentes para sus servidores y equipamiento de red, de modo que ningún fabricante tiene acceso a la arquitectura completa.

PROTEGER LOS DATOS EN CUALQUIER UBICACIÓN

Los datos de los clientes en los servidores de Google se encriptan de varios modos, dependiendo de que el dato esté almacenado, en una base de datos, o en tránsito entre Google y el usuario final. Todo de forma totalmente transparente para el usuario, sin necesidad de ninguna acción por su parte.

USUARIOS Y DISPOSITIVOS GESTIONADOS

Google llevó a cabo un proyecto para sus propios empleados llamado beyondcorp para permitir que todos los empleados trabajaran con seguridad tanto dentro de sus sedes como desde redes no fiables, sin utilizar una VPN.

Actualmente está ampliando estas medidas a los usuarios de sus servicios. Llaves de seguridad, códigos de identificación, autenticación de doble factor y otras medidas protegen las cuentas de los usuarios.

Además el uso de Chrome OS (Chromebook) verifica en cada arranque que el equipo no está comprometido , y además se actualiza de forma transparente sin interrumpir el trabajo del usuario.

 TODO COMBINADO, NOS PROTEGE ANTE EL «PHISHING»

Actualmente, Google estima que filtra el 99,9% del «spam» y correos maliciosos. Y si ya eres usuario, día a día lo compruebas, ¿verdad?

Alvaro Catarineu es socio fundador de Scooltic. Ingeniero de teleco, con amplia experiencia en dirección de proyectos tecnológicos. Si quieres ampliar información o que te ayudemos con tu proyecto de transformación digital, contacta con nosotros.

Cualquier empresa, especialmente si tiene implantado algún sistema de calidad, realiza inspecciones y/o auditorías a sus proveedores de productos y servicios.

Habitualmente es un trabajo bastante farragoso:  Envío de encuestas a proveedores, seguimiento para que las completen, recopilación de información -homogénea y completa-, registro y análisis de datos. Y comparar con ejercicios anteriores para revisar la evolución.

Toda esta información puede automatizarse con GSuite utilizando Formularios de Google.

Al crear un formulario, dispones de un cuestionario online, que tus proveedores pueden completar de forma muy rápida e intuitiva. Desde cualquier sitio, en cualquier momento y con cualquier dispositivo y sistema operativo. Sin necesidad de papel ni correspondencia. Ahorrarás tiempo y dinero.

Además, puedes diseñar el Formulario de modo que determinadas preguntas sean de obligada respuesta, con un formato determinado (máscara de entrada), o incluso que en función de las respuestas previas, el formulario varíe.

Si a esto añades que el diseño sea impactante -con un simple clic-, y que puedes incorporar funcionalidades extra mediante el uso de complementos (desarrollados por terceros), existen pocas razones para NO usar Google Forms, ¿verdad?

Pues lo mejor es que el Formulario genera automáticamente una Hoja de Cálculo con los resultados, así que ya no es necesario «picar» datos nunca más.

Adiós al trabajo tedioso y repetitivo. Sólo queda concentrarte en lo importante: Analizar los datos con el uso de las funciones de las Hojas de Cálculo de Google, o si necesitas analíticas más complejas, con Google Data Studio.

Y Google quiere ir más allá, y ya ha incorporado funcionalidades de Inteligencia Artificial (AI) para que la propia hoja de cálculo genere los gráficos más adecuados en función de los datos, o sea capaz de interpretar lenguaje natural. Esto aún está en mantillas, pero ya puedes incluso probarlo como explican en este artículo del MIT Technology Review.

¿A qué esperas para incorporar los Formularios en tu día a día? Y si necesitas ayuda, contacta con nosotros y te enseñaremos a exprimir el uso de las herramientas de las que ya dispones.

Adiós, trabajo rutinario…

Hoy quiero compartir un ejemplo de uso de GSuite en RRHH para ahorrar tiempo, dinero….y energía.

Cada vez que se incorpora un nuevo empleado en la empresa, normalmente debe pasar por un proceso de formación para conocer el funcionamiento de la empresa, normas, protocolos, manuales técnicos. Y esto, sí, puede centralizarse en carpetas diseminadas en Drive, pero hay mejores formas de hacerlo. Con Gsuite es muy rápido realizar una «intranet» específica para este cometido.

¿Qué tal crear un website específico con Google Sites en el que se acceda de forma más visual a la documentación actualizada y vigente?

Con el manual de acogida directamente incorporado en el mismo (y siempre actualizado de modo automático)

Y ya puestos , ¿Por qué no crear un canal de Youtube (en modo oculto), y grabar sesiones, charlas o demos que es imprescindible que nuestras nuevas incorporaciones conozcan? ¿No es más cómodo que dedicar a alguien a que explique algunas cosas básicas…. una y otra vez?

Si es necesario aportar información del nuevo empleado (datos personales, CV, cuenta corriente, etc.) ¿Por qué no incorporar un Formulario en el website para recoger y almacenar digitalmente todos estos datos?

Si te parece una buena idea, en este vídeo de «The GSuite Show» lo explican muy bien (si el inglés no es lo tuyo, puedes activar los subtítulos).

Si tienes alguna duda, encantados de ayudarte en info@scooltic.es

¿Eres uno de las muchas empresas que utiliza la tecnología para mejorar en tu negocio? Ya seas una gran empresa, una PYME o un autónomo, hay veces que necesitamos de estas herramientas para hacernos la vida más fácil. Las aplicaciones de G Suite nos ofrecen una variedad de herramientas muy potentes con las que trabajar en nuestro día a día, pero ¿qué hay del resto de herramientas que podemos instalar en nuestros dispositivos Chromebook? (Si aún no utilizas Chromebooks en tu empresa, échale un vistazo a nuestro post «¿Usuario de G Suite y aún no has probado Chromebook? Te lo estás perdiendo…«)

Hoy en día existen extensiones (ya no se llaman «Apps») o «Web Apps» para Chromebooks y dispositivos Chrome que podemos utilizar para mejorar el rendimiento y funcionalidades de los mismos. Existen extensiones de casi cualquier tipo que podremos utilizar en las diferentes áreas de negocio de nuestra empresa y que podremos encontrar en la Web Chrome Store.

Quiero compartir algunas de ellas con vosotros ya que considero que os pueden ayudar en vuestro día a día y en vuestras empresas:

Buffer

Hoy en día cuando tenemos un negocio, ya seam como autónomos o formando parte de una empresa, necesitamos tener visibilidad en las redes sociales y a veces no tenemos el tiempo que quisiéramos para estar publicando cosas en las distintas plataformas; es aquí donde esta aplicación nos será muy útil. Buffer nos permite publicar artículos en las principales redes sociales (LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram y Pinterest) al mismo tiempo.No sólo eso, si no que también podemos programarlos para que lo haga en un determinado día y hora. También podremos ver estadísticas de cada post, acortar las URLs, hacer seguimiento con Google Analytics y demás opciones que nos pueden resultar interesantes. Sin duda una aplicación que nos hará la vida mucho más fácil en la parte de marketing de nuestra empresa y que podremos utilizar desde nuestros Chromebooks. También existe una versión gratuita con la cual puedes utilizar hasta 3 redes sociales y programar hasta 10 posts.

Awesome Screenshot

He sido usuario desde esta aplicación en mi navegador Chrome desde hace al menos 10 años, antes incluso de que existieran los Chromebooks. Esta aplicación nos permitirá hacer capturas de pantalla de nuestro navegador, parte de ella, de una imagen que subamos… e incluso grabar nuestra pantalla en video; eso sí, tan sólo durante 30 segundos con la versión gratuita. Awesome Screenshot, como su propio nombre indica, es una extensión realmente impresionante que nos facilitará mucho nuestro día a día.

DocuSign

Probablemente esta sea una de las principales aplicaciones para la gestión de firmas digitales online del mercado pero, ¿sabías que puedes instalarla como extensión en tu navegador Chrome y firmar y enviar documentos con un solo clic? Uno de sus puntos fuertes es que podemos firmar documentos directamente desde Gmail y sin tener que dejar nuestra bandeja de entrada. Olvídate de imprimir, firmar, escanear o enviar por fax. Si quieres deshacerte del papel y tener una oficina totalmente «paperless», esta aplicación te vendrá de perlas.

Chrome Remote Desktop

Accede a otros ordenadores o permite que otro usuario acceda a tu ordenador de forma segura a través de tu navegador Chrome o de tu Chromebook. ¿Necesitas acceder a otro ordenador o asistir a algún compañero de trabajo de forma remota? ¡Sin problemas! Con esta aplicación podrás acceder a cualquier ordenador de cualquier plataforma tan solo utilizando tu navegador Chrome y a través de una conexión cifrada.

ZIP Extractor

Ciertas páginas web o proveedores puede que aún trabajen con archivos comprimidos (si, ese formato que era tan común a finales del siglo pasado…) Si nos encontramos con alguno de estos archivos, no os preocupéis, ya que con esta extensión podremos abrirlos en nuestro Google Drive sin problemas y directamente desde nuestro navegador.

AdBlock

No podía faltar una de las extensiones más famosas de Chrome de todos los tiempos: AdBlock. Esta extensión lo que hace es bloquear todos esos molestos banner y ventanas de tipo «pop-up» que se nos abren al visitar prácticamente la mayoría de páginas web actuales. Si aún no la tienes, ya estás tardando en instalarla a no ser que seas un apasionado de los anuncios en la red…

Keepa

Si lo tuyo son las compras por internet para ti o para tu negocio, esta aplicación es un «must have» para tu Chrome. Con ella podrás hacer seguimiento de los precios en Amazon de cualquier producto y, no sólo eso, sino que también lo podrás hacer en las webs de Amazon de diferentes países. Muy recomendable.

DashOne

Esta aplicación está aún en modo «beta» pero me ha parecido muy interesante. DashOne nos permite configurar un «tablero» que se va actualizando automáticamente y que veremos cada vez que abramos una pestaña nueva dentro de Chrome. Podemos añadir cosas como el tiempo, frases motivadoras, estadísticas de nuestras campañas de Mailchimp y Twitter, así como poner un contador para algún evento o mostrar el tiempo de diferentes zonas horarias. Si te apetece tener muy a mano este tipo de información, no dudes en probarla (de momento sólo en inglés).

Estas son sólo algunas de todas las extensiones que podemos instalar en nuestros Chromebooks, pero hay muchísimas más. ¿Te han gustado? ¿Conoces alguna mejor? Escríbenos un comentario.

Si aún no conoces Google G Suite y quieres probarlo gratis, puedes hacerlo desde aquí: bit.ly/scoolticfreegsuite

Actualmente, en la economía del conocimiento, hay muchos trabajadores que ya no dependen de un lugar «físico» de trabajo:  autónomos (o freelance que queda más moderno), teletrabajadores, empleados con elevada movilidad (comerciales, servicio técnico, transportistas….), y la tendencia es creciente.

Trabajar en remoto tiene muchas cosas positivas, pero puede provocar una sensación de aislamiento y falta de pertenencia al equipo (u organización). ¿Cuál podría ser la solución?

Las funcionalidades de GSuite y su completa accesibilidad desde teléfonos móviles permiten que los trabajadores remotos sean totalmente productivos, y a la vez sigan comprometidos y comunicados con el resto de compañeros.

Siempre comunicados (24 x 7)

Todas las aplicaciones de GSuite -Gmail. Drive, Docs, Hangouts….- son accesibles desde un teléfono móvil o tablet. Cualquiera de tus empleados tendrá acceso en cualquier momento a interactuar con un compañero, por correo, videoconferencia, o a trabajar en tiempo real en un documento o proyecto común.

Bueno, siempre que tengan conectividad a Internet, claro. Si no, podrán seguir trabajando en sus correos o documentos, que se sincronizarán cuando recuperen conexión.

Experiencia de usuario familiar. Adopción sencilla

Muchos usuarios de GSuite ya están familiarizados con el uso de Gmail (que tiene más de 1.000 millones de usuarios particulares), así que no se sentirán frustrados por tener que dedicar mucho tiempo o esfuerzo a aprender a utilizar una nueva herramienta.

Y las funcionalidades del editor de textos de Google (Google Docs) son realmente sencillas de utilizar.

Los empleados que consideran que su empresa les dota de herramientas sencillas son más productivos, ¿por qué no ofrecer GSuite a todos tus empleados remotos?

En cualquier dispositivo, y desde cualquier lugar.

GSuite es accesible en cualquier dispositivo, en cualquier momento, desde cualquier lugar. Esté donde esté tu empleado puede trabajar (casi) como si estuviera en la oficina, junto con el resto de su equipo. Los documentos que modifiquen estarán actualizados en tiempo real, y no será necesario que acuda a la oficina para realizar reportes o actualizar información.

Si quiere ir a la oficina, que sea para tomar un café con los compañeros.

Tu empresa reducirá enormemente costes de desplazamiento y tiempos muertos, y así mejorarás tu eficiencia y productividad. No importa el tamaño o presupuesto de tu empresa, ahora tienes acceso a la última tecnología con GSuite.

Con tanto gente trabajando en remoto, mantener el sentido de pertenencia a un equipo es un reto exigente. GSuite y las aplicaciones móviles permiten a los empleados mantener su productividad y su compromiso, independientemente de su ubicación.

Si quieres probar GSuite gratis, aquí puedes solicitarlo: bit.ly/scoolticfreegsuite